巧用Word和Excel制作图书标签.pdfVIP

2015年 第 3期 巧用Word和 Excel制作图书标签 宗世平 河北省青县大杜庄 中学(062650) 最近，笔者所在学校对 图书管理采取了新的措 选出来 了。 施 ：图书标签一律更新 ；按 图书类别重新编号 ；编号 (4)依次点击 “复制 ”一 “选择性粘贴 ”一 “选择 要求为——单本图书占用一个种类编号，多本且不超 粘贴 数‘值 ”’，则把 “G”类图书就粘贴到新工作表中， 过 5本 占用一个种类编号，其余再 占用另一个编号， 并把该工作表改名为 “G类图书”。其他类别图书可 并且每本书是第几分册，分册总数也要体现出来 (如 依前述方法粘贴到新工作表 中，并改为相应名称。 第 126种图书有 4本 ，第一本就表示为 126一l，4，如 3．建立新编号。 图 1所示)。由于学校原 图书编号未按类别编号，且 (1)计算册数。先选 中 “老编号”，点击工具栏的 多本 图书也未体现分册及分册总数 ，这直接导致本 “数据”一 “分列 ”，出现 “文本分列 向导一3步骤之 1” 次的任务量很大。为提高工作效率，笔者巧用Word 对话框 ，选择文本类型为 “分隔符号 (D)”，点击下一 和Excel完成了图书标签的制作，其打印出来的新标 步 ，出现 “文本分列 向导一3步骤之 2”对话框 ，选择 签与原手写标签相 比，既整齐又漂亮 。笔者现简介具 分隔符号为 “其他”并输入 “一”；此时，可以在预览框 体做法如下。 内看一下分列情况，再点击下一步，出现 “文本分列 向导一3步骤之 3”对话框 ，设置列数据格式为 “常 辜图书标签 ’ 辜图书标签、]’ 规 ”，目标 区域选择适当位置如 “$E$1”，点击完成 。 I类别I I类别lB821—49 I “老编号”一列被分成两列于 “E，F列”。其中，“老编 号I J／ 号l126一l4／ ／j 号”若为 “某号～某号”形式，则前一个 “某号”和后一 ／ 个 “某号”分别填入行所在 “E”列和 “F”列：“老编号” 图 1 标签示意图 为单号形式，则只填入行所对应 “E”列。这样，我们就 一 、 利用Excel(以ExceI2O03为例)建立编号 可在 “G”列 (列名为 “册数”)利用公式算出图书册数， 1．按旧账录入数据 。主要录入图书的3组数据 ： 即在 G2单元格 中输入公式 “=IF(F2=…’，1，F2一E2+ 老编号——没有分类 ，所有分类仅 由小到大排序 ，重 1)”。说明：公式不包括两边的引号 ，且需在英文半角 复编号采用 “某号一某号”(如25—36)形式输入；分类 状态下输入，以下公式亦如此。上述公式可解释为： 号——按新要求录入 ；书名——按新要求录入。 如果 “F2”单元格是空，则在 “G2”中显示 “l”；否则，在 2．排序分类 。 “G2”中显示 的结果等于 “F2一E2+l”的数值。只要把该 (1)把录入的数据按老编号由小到大排列在一 公式向下填充 ，就可算出每种图书的册数。 个工作表中。为便于操作，在老编号一列前插入一列， (2)每册 图书各 占一行。新编号要求每册 图书 起名 “辅助编号”。 必须各 占一行 。也就说 ，多本 图书要按册数 占多行 。 (2)在第二个单元格 内输入 “l”并按住