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1、收集文件 按归档范围，将应归档文件材料收集齐全、完整。 对不需归档的文件要进行剔除。 要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、年终工作总结、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。 2、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同 年度形成的文件材料要按年度具体分开。 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年。 3、划分保管期限 准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，对文件 保管期限进行划分。 4、文件的排列 6、编填页号 在文件中有图文的页面上编上页号，以固定卷内科技文 件材料的排列次序。 每件归档文件以原有页码为序。 无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制流水页码，正面在文件右下角，背面在文件左下角。 卷内目录与备考表不编页号。 7、盖归档章 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色 墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。 8、编制归档文件目录 9、填写备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 10、文件装盒 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图） 谢谢大家！ 日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，如 归档文件目录 备注 5 页数日期 关于×××的通知 题 名 2010[10号]文 文号 办公室 责任者 0001 件号 第四篇 文件归档程序 页数：填写一件文件的总页数 。 归档文件目录 备注 5 页数日期 关于×××的通知 题 名 2010[10号]文 文号 办公室 责任者 0001 件号 第四篇 文件归档程序 备注：用以标注归档文件的变化情况如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等或关联参见档号。 归档文件目录 备注 5 页数日期 关于×××的通知 题 名 2010[10号]文 文号 办公室 责任者 0001 件号 第四篇 文件归档程序 卷 内 备 考 表 盒内文件情况说明: 　　　　　 整理人： 　　　　　 检查人： 　　　　　 年月日 第四篇 文件归档程序 第四篇 文件归档程序 案卷题名 档号 档案盒背脊式样 发 文 拟 稿 单 、 修 订 换 版 申 请 单 案卷题名 1.2010-12 档号 已填好的档案背脊事例 第四篇 文件归档程序 企业档案编号 对企业档案进行标引，准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索。标识的结果形成企业档案类号或分类号。 企业档案文件号的结构： 1、类号（分类号）—年度---案卷号（件） 　 间隔符号 　　　２.2010-１　　 　　　　　　　　　　 案卷号　　 年度 类号　产品档案 第四篇 文件归档程序 办公室 2010年12月20日 档案管理知识培训 档案的基本概念 1 归档范围和保管期限划分 2 归档文件整理规则 3 培训提纲 文件归档程序 4 定义：企业在各项活动中直接（原始记录性）形成并保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 文件转化为档案有三个条件: 文件办理完毕（是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用）。 有查考利用价值（对日后没有考查价值的文件不是档案）。 按一定规律保存（履行了归档的手续）。 什么是企业档案? 第一篇 档管的基本概念 第一篇 档管的基本概念 记录企业历史。 著录企业资产。 维系企业的正常运转。 保护企业的合法权益。 档案的凭证作用。 档案的参考作用。 档案的基本功能 档案的基本价值 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）。 2、反映