2015年文件管理程序.docVIP

文件管理程序 目的 通过对质量管理体系文件进行规范化管理和控制，确保各部门使用的质量管理体系文件均为有效版本，且具有科学性和可操作性，防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。 范围 本程序适用于对质量管理体系文件（包括适当范围的外来文件）的管理和控制。 术语和定义 受控文件 受更改控制的文件，一般仅限于河北省林业厅内部。发放时在封面规定位置加盖红色“受控”印章，并注明分发号，所有工作人员不得私自翻印。正本一旦发生修改，应对旧版文件作适当处理，并发放新文件。 非受控文件 不受更改控制的文件，一般对外发放。发放时在封面规定位置上加盖蓝色“非受控”印章，不跟踪更改与替换，也不予收回。 公文 公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 规范性文件 指除政府规章外，行政机关或法律、法规授权的组织制定的，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍 约束力的行政公文。 外来文件 有关法律、法规、规章及规范性文件，上级有关部门下发的、其他政府管理部门送达的、下级部门呈报的相关文件等。 职责 厅领导 厅长负责批准质量方针、质量目标、质量手册、程序文件以及本厅通用管理性文件。 管理者代表负责审核《质量手册》、《程序文件》通用程序。 主管人事的厅领导批准《岗位职责汇编》。 主管厅领导负责分管各部门的工作文件及其他业务文件的批准。 办公室（标准化管理办公室） 办公室是质量管理体系文件的归口管理部门，负责： （1）组织质量管理体系文件的编写、修订、审批、发放、归档等工作。 （2）组织文件的定期评审工作。 （3）控制外来公文的接收、批转、归档等工作。 （4）会同信息中心，在内网中设立质量管理体系文件专栏，及时上传、更新并维护质量管理体系文件及相关信息。 人事处 负责组织梳理各处室工作职责（依据本厅“三定”方案和职责调整文件）。 政策法规处 负责质量管理体系文件内容的合法性审查。 各处室 负责本处室职责范围内相关工作文件的编制、修改、整理、归档。 处室主要负责人负责审核本处室起草的工作文件，对文件内容的正确性和行文规范性负责。 负责对本处室质量管理体系文件的正确使用和保管。 工作程序 文件的分类 本厅的质量管理体系文件包括： （1）《质量手册》（含厅质量方针、质量目标和质量理念及各处室工作职责）。 （2）《程序文件》。 （3）《法律、法规及规范性文件汇编》。 （4）《行政审批事项工作流程》。 （5）《规章制度汇编》。 （6）《岗位职责汇编》，包括处室岗位设置图、岗位说明书（不含各处室工作职责）。 （7） 质量管理体系运行过程中使用的《记录样表汇编》。 （8）《标识手册》。 （9） 各处室年度质量目标。 根据文件的不同介质，分为纸质文件、电子版文件、数据库文件。文件的使用以OA系统中发布的电子版文件为准。 文件的编制 编制权限 （1）办公室负责《质量手册》、《程序文件》通用程序的编写，并组织其他质量体系文件的编写。 （2）人事处负责组织《岗位职责汇编》的编制。 （3）各处室负责与本部门相关的工作文件、《程序文件》专用程序、岗位说明书以及相关法律、法规、规范性文件的编制。 文件编制的规范要求 （1）《质量手册》和《程序文件》按照GB/T 19001-2008标准条款的框架，结合本厅实际情况，采用与标准条款对应的格式进行编写。 （2）各类工作文件编制时，按办公室策划的体例和格式编写。 （3）处室工作职责、岗位设置图和岗位说明书，按人事处确定的规范格式编写。 文件的签批 《质量手册》和《程序文件》通用程序由办公室编制完成后，向各相关部门征求意见，并按意见进行修改。《质量手册》、《程序文件》通用程序由管理者代表审核，厅长审批。 《程序文件》专业程序、工作文件由各处室编制完成后，交办公室进行标准化审查，审查通过后经处室主要负责同志签字确认后报主管厅领导审批。凡需本厅内两个以上部门共同执行的工作程序，必须由主责部门组织会签，经所涉及的各处室负责人审阅同意后，报主责部门的主管厅领导审批。 各处室将处室工作职责、岗位设置图和岗位说明书编制完成后，交由人事处审核，并报主管人事厅领导审批。 各处室起草的规范性文件，均须经政策法规处进行合法性审核后，按厅领导分工报批。 文件编号 办公室负责确保质量管理体系的每个文件有唯一编号。 法律、法规、规章、规范性文件使用发文单位的原编号，本厅不再另行编号。 文件编号规则 （1）质量手册 HELY-QM-V****.** 修改次数 版本号 河北林业简称 （2）程序文件 HELY-QP**-V****.** 修