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高校学籍档案管理中存在的问题与对策 蔡文 (中国地质大学(武汉)湖北 武汉430074) 摘要：学籍档案是学生在校学习、实践活动中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。高校学籍档案管 理工作是一项复杂、繁重的工作。随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已不 能适应高校发展的要求。对现今高校学籍挡案管理进行了分析和研究。针对其中存在的问题提出了相关建议和 对策。 关键词：高校学籍档案；科学管理；信息资源；信息管理体制 中图分类号：G647 文献标识码：A 学籍档案是学生在校学习、实践活动 视：然而．加强对学籍档案的管理又是需要 式远不能满足使用者的要求．即使辅助以 中形成的具有保存价值的各种人事文件材 投入的．投入与回报却无“立竿见影”性．因 计算机管理．也仅限于学生基本信息及简 料。它不仅是学生在校期间各方面的表现 此也容易被学校领导忽略。 单检索查询事务．未能充分发挥计算机管 及重要社会实践活动的真实记录．还是反 1．2档案管理人员队伍建设不够健全 理效能。未能形成无纸化电子档案、图像、 映学生德、智、体、美等综合素质以及学生 据了解．档案管理部门在学校往往处 声音、文字三位一体的立体化档案。更谈不 家庭社会关系、经济状况的重要原始材料． 于从属地位．各院系都没有专职学生档案 上建立档案信息管理系统．故未能从根本 也是学校考察、培养、教育学生的第一手材 管理人员。然而，兼职人员事情多、任务重、 上改变档案管理和利用效率低、信息涵盖 料．更是每个学生由学校走向社会的重要 流动性大．既缺乏档案专业的基本知识和 不全等问题．这些都严重制约着学生档案 人事档案形成的基础。一份真实准确、完整 理论素养．也缺乏专业水准的培训和激励 管理的发展。 规范的学籍档案．是毕业生步入社会上岗 竞争机制．使得档案管理队伍观念陈旧．业 (1)高校学籍档案归档范围已不能满 后的定岗定职、普级、出国深造等方面的重 务水平低．工作积极性也不高．常常未能及 足需要．档案材料欠规范。学籍档案是用人 要凭证．同时也是用人单位招聘人才及其 时按照档案管理工作要求收集、整理、分类 单位选拔任用人才的重要依据．而一直以 今后各级组织选拔、任用、考核人员的重要 归档材料．导致学生档案材料残缺不齐。这 来．高校学籍档案的归档范围是多年不变 依据。 些都严重制约着学生档案事业的发展．影 的老面孔．如本科毕业生学籍档案包括：高 随着人才交流、人事服务工作的发展． 响了学籍档案的利用效率。 中学籍档案材料、高校招生录取材料、新生 面对学生就业“双向选择”的新形势．高校 1．3档案管理工作不完善．缺乏规范性 入学登记表、毕业生登记表、学籍成绩总 学籍档案管理工作如果墨守原来手工的管 学籍档案形成时间长、来源分散、涉及 表、奖惩文件、入党入团材料、报到存根、体 理方式，在这信息时代必然落伍。为此．高 部门多、工作量大，但是，高校学籍档案管 检表等．它仅仅集中反映了学生平时考核 校档案管理工作人员在日常工作中需要不 理普遍没有统一性的、详细的、符合实情 和毕业鉴定两个方面的情况．没能随着时 断探讨新的工作理念．不断地改进工作方 的、可以遵循的规章制度。这是造成学生档 代的发展而改进．特别是没能真正把反映 法．在管理思想和管理方法上都要有所创 案在收集建档、鉴别核对、归档整理、保管 学生成长的轨迹与社会对人才的衡量指标 新，才能适应目前经济和社会发展的需要。 保密、信息使用、转递等各个环节问题多的 及关注的侧重点结合起来．并且大部分内 本文就高校学籍档案管理中存在的问题与 主要原因之一。不仅如此，由于缺少规范管 容平淡空洞．形式雷同。随着学生就业制度 对策谈点粗浅的认识。 理．致使管理职责范围不清．部门问对已 的改革．学籍档案已经越来越不能满足用 出现的问题相互推诿多．相互协作欠缺． 人单位选拔人才的需求．也没有很好的体 l高校学籍档案管理目前存在的