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天津开发区建设工程档案归档整理指南 ?? 一、开发区建设工程档案的组卷要求 1、按单项工程组卷。通常文字材料、竣工图纸和工程照片、CAD光盘等按照不同载体形式分别单独组卷。 2、建设工程归档文件按照类别分别由不同单位整理组卷。包括建设单位组卷的工程立项与管理文件、设计基础材料及设计文件、竣工验收及备案文件；施工单位组卷的施工技术管理文件、质量控制文件、竣工图以及监理单位组卷的监理文件等。建设单位的文件数量如果较少，可以将三部分组成一卷。 3、竣工图文件按照单项工程的不同专业（建筑、结构、给排水、暖通、电气、燃气等专业）分别组卷。竣工图纸较少时，可以几个专业合并组卷，但是不允许将一个专业的一部分图纸与另一个专业的一部分图纸组成一卷。 4、变更文件组于施工技术管理文件中，设计变更文件、现场洽商记录等变更文件可以单独组卷，并按照不同专业、形成时间及变更部位等排列。 5、案卷的排列。一个工程的案卷，按照工程立项与管理文件、设计基础材料及设计文件、竣工验收及备案文件、施工技术管理文件、质量控制文件、竣工图和监理文件的顺序排列。 二、开发区建设工程档案的整编要求 1、案卷内的文件材料必须是原件，规格要求A4大小。特殊情况不能提供原件时，要求提供字迹清晰的复印件并做抄件（注明原件存放处、抄件人签字、抄件日期并加盖公章）。 注：建设单位将工程前期文件原件报送档案馆存档后，在办理后期有关房产证等手续时，由档案馆开具房地产交易所认可的证明文件。 2、《竣工验收备案通知书》先用一张A4空白纸代替，打页号，编制卷内目录，卷内目录“日期”单元格填写“竣工规划验收合格证”批准日期，待质监站备案完毕后反馈档案馆。 3、案卷内的文件材料必须真实、准确，与实际相符合，并要求字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。文件应采用碳素墨水或蓝黑墨水书写。不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。热敏传真纸，需复印后归档，并做抄件。 4、文字材料案卷一律采用软卷皮三孔一线装订，横向书写的文件字头应朝向装订线。卷内不允许出现金属物（如书钉、合格证的金属圆环等），并避免使用修改液或修正带涂改页号。 5、卷内文件纸张大于或小于A4的，分别采用折叠或托裱空白A4复印纸的办法处理。 6、照片档案整理要求与文字材料相同，使用卷内目录、照片档案卷内文件格式和备考表。数码照片直接按照照片档案卷内文件格式打印排版。照片档案的卷内目录和照片档案卷内文件格式填写示例见附录4。 7、各单位交卷应采用统一的档案装具（档案盒与软卷皮）。档案盒的规格采用4CM或2CM，按照案卷的薄厚分装，每一盒内只能装一卷档案。文字材料要求用软卷皮装订后装盒，竣工图纸要求一律散装，文字材料与图纸同组一卷时用软卷皮装订后装盒。 三、开发区建设工程档案的编目要求 1、案卷封面的填写要求 （1）、案卷题名：案卷题名应准确反映卷内文件材料或图纸的内容。案卷题名的第一行填写工程项目名称及单位工程名称或专业名称，第二行填写卷内文件材料名称。 注意事项：①、案卷题名要求使用碳素墨水书写，不要使用打印纸粘贴。 ②、同一案卷标题如果需要组成多个案卷，应在卷内文件材料名称后加注（一）（二）……依此类推。 （2）、编制单位：填写立卷单位。 （3）、编制日期：填写案卷的整理日期。 （4）、案卷脊背：保持空白，只用铅笔编写“流水号”。 2、卷内目录的填写要求 卷内目录的基本要求：要求打印。 （1）、序号：用阿拉伯数字从1开始编制流水号。 （2）、文件编号：填写工程项目前期手续的审批文号、质量控制文件表单号、验收文件表单号或竣工图图号。 （3）、责任者：建设单位卷内文件责任者填写工程项目前期审批文件的发文机关名称及文件的直接形成单位；施工及监理单位卷内文件责任者填写其单位名称。 （4）、文件题名：填写文件材料标题的全称。 （5）、日期：用阿拉伯数字填写文件形成的日期。 （6）、页次：填写起始页号，最后一个页次填写起止页号。 （7）、备注：填写需补充说明的问题。例如：含有变更的竣工图相对应的目录都要在备注栏标明“变更”二字。 3、卷内备考表的填写要求 备考表要标明卷内文件页数，备考表的说明应填写卷内复印件的原件存放处及其它需要说明的问题。 4、卷内页号的编写要求 （1）、卷内文件材料有书写内容的页面编写页号，要求每卷编号，页号从“1”开始。一个案卷内只能编一个流水号（卷与卷之间页号不能连续）。 （2）、页号标注位置：单面书写的文件标注在右下角1CM见方位置。双面书写的文件正面标注在右下角，反面标注在左下角。 （3）、卷内目录与备考表不编写页号。 （4）、页号须使用打号机标注，不允许用红色印油打号或书写。 四、 竣工图编制 1、竣工图应使用新蓝图，特殊情况的可以使用打印图纸，但不允许使用复印图纸。不同幅面的竣工图纸应按《