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维普资讯 OA文件系统在油田办公自动化中的应用 一 古秋蓉 焦立芳 杨兵 王琳芳 宋增珍 罗明江 1。引言 现公文 的收发、起草 、传 阅、批办、签批 、催办、会签 、 随着信息化建设的不断深入 ，硬件设施功能不 下发 、归档、查询 、统计等基本功能，实现公文处理的 断增强，软件技术水平突飞猛进 ，借助先进的信息处 网络化 、自动化和无纸化。 理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量 ． 2．1 发文管理 将管理与办公活动纳入到 自动化／现代化的轨道 ，实 发文管理在网上完成单位 内部和对外公文的起 现办公流转的网络 自动化，为员工提供现代化的智 草 、审批 、核稿 、签发 、发布 、存档 、查询等处理功能 。 能化的 日常办公环境，通过局域网和外部网，实现信 公文流转方面保证其在各个阶段的可控性，并对其 息发布和网络通讯 ，创建各部门之 间文件信息交流 ， 发放 、作废 、归档等操作做系统记录。每个用户在电 协调与合作的工作平台，是油 田办公 自动化重要的 子文件系统中所作 的操作系统记录并显示 ，且不可 信息技术基础设施 。 修改，使用户对 自己所作的操作不可否认 ，保证文件 OA文件系统可以帮助我们做到这一点。它是采 运行安全 用 Intemet／Intranet技术 ，基于工作流的概念 ，使企业 支持Word，Excel文件的在线修改，它可以使网 内部人员方便快捷地共享信息 ，高效地协同办公。 上交互各方 ，采用公开密钥 (技术)进行数字签名和 OA文件系统在油田办公 自动化中的应用 ，改变了过 电子签章，从而保证信息在传输过程中不被篡改，保 去复杂、低效的手工办公方式，实现办公文件流转的 证 了文件信息的安全性、完整性、正确性和不可否认 网络 自动化、文件管理信息化、办公 自动化，为员工 性 。 提供现代化 的智能化的 日常办公环境。它是油田企 Office2003是 电子文件系统 中用户产生公文 、 业转变办公方式、办文方式、提高工作效率 的一个重 处理公文的应用平台。拟稿人员可方便地选择 Office 要手段。 格式或者 Html格式 的文档 ，发文拟稿在通过审批之 后即形成正式文件 ，并可打印或授权指定 的人员传 2．OA文件系统的功能 阅、发布 、存档 。公文在流转 的过程中，拥有权限的用 现代办公与传统办公相比，不仅在内容和对象 户可修改文件 、填写意见 、执行否决等操作 ，还可 以 上存在差别 ，更主要是在方式和手段上存在区别 。传 对文件选择退文的操作，将文件退给需要重新修改 统办公 中文件 的流转需要大量人工进行处理 的内 或者重新起草的人 ，真实再现了现实工作中文件的 容．在现代办公中大都用计算机替代 了，现代办公的 反复流转。 ‘ 效率更高，管理更加有序 。OA文件系统通过网络实 文件的指定接受者 (报送对象)登录系统后会 自 _一 — — 维普资讯 动接收文件 ，阅收者可签署意见 ，并可根据情况将 起草人)发起流程 ，经过本部 门以及其他部 门的处理 文件再次传阅给本部 门的其他人员 ；管理人员可 (如签署、会签)，最终到达流程的终点(如发出文件、 实时监督催办系统 内正在流转 的各类文件 ；可检 归档入库)。 查文件发放 、归档 、作废情况 ；可检查各部 门文件 2．7 来文提示 阅办情况 。