某进出口公司2013年工作总结及2014年工作计划(65页).ppt

三、文件的管理工作 （一）文件收发：本年度对所有外来文件进行及时整理和送阅，及时分发邮件、信件、报纸、杂志；今年总经办印发内部红头文件11个，拟写印发各类通知36个，通报4个。 （二）文档管理：总经办对所有外来文件、内部文件、资质性文件、资料性文件、图像文件等进行了分类整理和归档，为了方便查阅，在文件管理的工作中，对各类文件进行编号，具体办法在公司《文件管理办法》中有详细的说明。本年共建立文件夹11个，其中人力资源类3个，行政类8个，具体如下表： 项目 会议资料 通知通报 总经办合同 图片资料 合计 份数 80 40 20 600 740 （1）、整理会议件资料80余份。 （2）、整理一般性文件（通知、通报、会议纪要等）资料40余份。 （3）、整理公司人事行政类整理合同20余份 （4）、整理图片资料600余张（包括电子版）。 通过系统的整理，做到了目录明晰、存放有序，查询及时。 （三）文件管理的不足：虽然建立相应的文件夹，但是分类不够明晰，往年的资料由于收集不及时缺失较多，导致在查阅中要花费大量的时间去找。 合同管理一直没有做到位，在学习了《合同管理制度》以后，总经办在2011年要将此工作作为行政管理的一项重要任务，为大家今后能都系统简便的工作，提供良好查阅条件。 四、会议组织 按照公司《会议组织管理办法》，总经办2010年共组