30分钟管理精华14--时间管理（课件）.ppt

時 間 管 理 講 師﹕陳 剛 部 門﹕工業工程部 日 期﹕2006年5月12日 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己本身的問題 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理﹔ 時間管理是什麼? 時間管理就是目標管理﹔ 如何做快, 如何做對 Plan 計劃 計劃是什麼? 妳要往哪裡去? 目標設定 (目的) 妳如何去? 目標如何達成 (手段) 作計劃是最節省時間的作法 80/20原理意示圖 目標訂定 列清單 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情 列出 ToDo-CheckList, 該做的事情 僅要計劃最緊要的20%就夠了 要設計有 Check Box, 如: □ for ? 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量, 如工作時間乘上1.5倍 排順序 人, 為何安於現狀? 為何妳我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是妳我最熟悉 當妳開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在妳的身上…..但是要用對 “新的思考方式” “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% “執行”的需要與不需要 不需要: 退卻思考猶豫 需要: 勇往直前毅力轉彎韌性 Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們 為何事必親躬 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 事必親躬害處 韓非子.八經 下君,盡已之能. 中君,盡人之力. 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 如何可以不要親躬害處 Check﹕稽核 不要有求必應 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不了解拒絕請託之重要性 不知如何拒絕他人之請託 謝謝﹗ * * 時間管理 ≠ 管理『時間』 忙而不「盲」﹐以有限的時間,做有效率的運用 即是改變習慣, 令自己做事更富效率 把事情很快地做完, 叫做效率 即是改變習慣, 令自己始終朝目標前進 把事情很對地做完, 叫做效能 do thing right VS do right thing P A C D 只因為知道明天要做甚麼,今天活著才有意義 沒有目標 就像是開車沒有目的地一樣 不管你開多快 你什麼地方都去不了 P A D C 不 好 好 耗用時間 耗用時間 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 當你知道要往何處去世人都會為你讓路 長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標 SMART准則﹕ 1.具體明確的 (Specific) 2.可以衡量的 (Measurable) 3.可以完成的 (Achievable) 4.實際可行的 (Realistic) 5.有時效性的 (Timed) 如果你沒決定今天要做什麼事,你什麼重要的事都不會做 4 th 緩 3 rd 輕 不重要的事 2 nd 重 1 st 急 重要的事 不緊迫的事 緊迫的事 Do 執行 別把生活想的太長﹐沒有什么經得起拖延 帕金森定律─每項工作都可以無限期地霸占你的時間。 意思是如果你不設下時限,你有多少的時間,它便會占用你多少的時間。 ※梅菲定律─每項工作所花的時間都會比你想像中的長。意思是你會偏向低估了工作所需的時間或高估了自己的能力。 時間定律 如果你要 把一件容易的事變得困難 只要一直拖延下去 就可以了 大多數人 將兩天可以完成的事情 拖到兩星期 甚至一個月才完成 問自己：現在最重要的是做甚麼？而非問：我現在最想做甚麼？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有甚麼就做甚麼。 別把人生想的太短﹐放棄多是因為人生苦短的想法 Check 稽核 Action 提高 可惜 大多數人因為環境因素或短期利益 放棄自己的興趣 而平凡過一生 提高的障礙