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《办公室管理》期末复习综合练习题及答案 (1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分) (2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分) (3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料. (2分) (4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分) (5)认真处理.处理信伺:应该按照分级负责,归口办理的原则,进行转办,交办或自办. (2分) (6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分) 4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170—171 (1)要获得上司的许可； (2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等； (4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会； (8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181 （1）有电子提示系统和人工提示系统((2分) （2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分) 人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示 性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(1分),准备交往提示文件((1分). 6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137 （1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间，结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 7．提高会议效率可以有哪些做法？p156—159 遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。 8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 （1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。 9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p237—238 ? 让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。 10．单位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245—247 (1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章； （2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。 11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255 (1)命令(令)；(2)决定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；