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浪费时间的外在因素及解决方法（一） 【本讲要点】 电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法 导 言 使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效 利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对 其原因，提出具体的解决办法。 浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、 沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各 项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。 浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠 缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数 是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因 此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有 自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。 所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙 的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。 你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近， 怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。 电话干扰的原因及解决方法 浪费时间的原因 电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关 的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于 人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你 注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管 来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 1．害怕冒犯别人 你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害 怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。 2．希望保持消息灵通 不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。 3．自我膨胀 别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨 胀。 4．享受社交的乐趣 有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。 如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的 借口。 解决的方法 电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解 决方法主要有阻绝干扰和集合电话。 1．阻绝干扰 很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往 都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。 （1）处理 如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。 （2）转接 如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。 （3）暂缓 如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一 步再去处理这个事情。 （4）速办 如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速 办可以把时间压缩更短。 圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说： ◆(处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。 ◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的