浅谈慧智档案软件在基层档案室的开发与利用.pdfVIP

信息技术 China Science Technology Overview 浅谈慧智档案软件在基层档案室的开发与利用 顾凌冰 (上港集团张华浜分公司,上海 200940) 【摘　要】本文分析了慧智档案系a统软件在基层档案室的开发与利用,分析了计算机作为档案管理的辅助设备对现代化档案管理的重要性以及 慧智软件在档案管理中的实际运用,并对基层档案室实现较为系统、完整的科学化、与时俱进的管理模式提出了自己的建议,提出了自己的思考 。 【关键词】慧智软件 档案室 开发与利用 作为一名基层的档案管理员,在基层档案室工作也经历了春夏 2 文书档案管理和技术档案管理是慧智软件系统的一大特色 秋冬十五多年。也亲眼目睹了档案从单纯的手工记录方式到现在实 2.1 PERCA档案系统采用的立卷管理模式(见图1) 现较为现代化的计算机与纸质档案并存的管理模式。在堆着各式各 归档必须先建立案卷,文件的存放以卷存放,必须建立统一的 样文件资料的库房里,我深切感受到如果档案工作不能实现计算机 案卷格式和目录。一批文件一个组卷号,以序号区分各个文件。文件 对档案资料的管理,那么这项工作将永远是没有前途的。随着时间 最终是有序号的。 的推移,它将不能适应时代的发展,不能成为一个实用性、系统化的 2.2 文书、科技档案管理 专业会被社会所淘汰。在平时的日常工作中 ,我对档案的收集、整 慧智软件可实现收文、发文、合同等电子文件信息的归档,新增 理、立卷、归档和提供利用,通过计算机辅助管理,明显感受到计算 档案信息的登记入库,文件原文的扫描和人工引入,档案数据的修 机具有手工管理所无法比拟的优势,它使得本专业的管理更为现代 改,删除,归档文件和档案文件的自动排序,编号,档案编目、检索,原 化、科学化、系统化。而一款适合本企业工作的档案软件更是优势中 文调阅,档案入库、利用、统计、鉴定、销毁、档案数据的接受、移交、档 的优势。如使档案的分类较为齐全、案卷条目清晰、台账新颖别致、 案盒背脊标签的打印等。并且可以对文书档案传统组卷方式的案卷 保存数据存储量大,可靠性高,保密性好。这些优点能极大地提高档 进行管理。 案管理的效率及利用工作的水平,也是这项工作与其他兄弟部门合 2.3 档案全文检索查询功能 理化接轨的重要条件。当然,基层档案室的工作条件是较为清苦平 在档案的利用中,档案的检索、查询是一项既重要又实用的工 淡的,很多管理设想,更新升级,也是需要有一名聪慧并且对这门事 作。故而对档案的查询提出了越来越高的要求。档案管理的检索功 业付出热情的工作人员。 能以友好、美观的界面和完善、实用的查询功能实现档案文件的安 在从事档案工作的一整套工作流程中 ,我也时常留意自己的 全、方便、快速查询。 工作。哪里是主要的,是这项工作的核心所在。就比如现在的档案 综上所述 ,慧智软件在整个宏观的档案管理中具备了如下 信息化管理,我就注重档案软件的运用。在前八年的工作中 ,我主 特点 : 要从事技术档案的归档。在工作中用POXPRO这个数据库软件。这 减少简单重复劳动。 个软件也是我们上港集团(SIPG)的一位技术工程师一个人开发 提高档案集中统一管理、控制单位各门类(各载体)档案的收集、 的。对他来说 ,这也相当不容易。后来,随着集团的发展,我们整个 整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节。 档案系统也有了质的飞跃。包括在软件上的使用,我们引进了专业 全程有效管理、控制单位各门类(各载体)档案的收集、整理、保 的软件服务商上海慧智计算机技术有限公司的PERCA档案管理 管、鉴定、统计、利用等各个环节。 系统。这套软件在档案管理系统上不但涵盖了档案管理,还具有独 使单位各载体、各门类的档案始终保持准确性、完整性、系统 特的行业针对性。 性