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文书档案归档方法 培训教材 第一章 立卷方法 一、如何将档案划分期限（永久、长期、短期） 参照OA中档案管理下的“文件保管清单”。 1、永久：反映、记载公司历史发展历程，对公司具有重要价值，需永久保存的档案。如董事会文件、总经理理办公会会议纪要、各类荣誉称号和证件等。一般除荣誉称号和个别证件，部门极少会产生此类文件。 2、长期：反映部门发展状态及重要工作内容，对部门今后工作有借鉴、指导性作用，需长期保存的档案。 3、短期（3年）：不需长期保存，但在一段时间内对部门工作具有借鉴、参考价值，需短期保存的档案。 需兼职档案员灵活掌握，界定不清的及时咨询档案员。 二、如何将文件分卷 按保管期限——问题划分，即先将文件按保管期限划分后，再在同一保管期限的基础上按问题进行最后的分卷。 三、如何将卷内文件进行排序 以时间排序为主，同时考虑文件间的紧密联系，如几个文件反应同一事件的不同阶段或方面状况，可将这些文件提取在一起按时间前后排列后，再与其它文件纳入一卷中。 四、如何在每件文件上填写档号、页号 1、档号：在每件文件首页的右上角盖档号专用章, 并在空格中填写档号（目录号——案卷号——件号）。 2、页号： ⑴一件文件使用一个起始号，即从1开始编写； ⑵在每件文件的右下角用黑色中性笔标注页号（阿拉伯数字）。 五、如何拟写案卷标题 案卷标题的拟写要求：语言简练、概括全面。 1、案卷标题的构成包括三部分，由“关于+内容+文种”组成。 2、“内容”部分：以简练的语言概括反应卷内每件文件内容。 3、“文种”部分：将卷内文件的文种集中体现，并放在最后。 六、如何装订文件 1、文件内容为二页以上需进行装订，装订位置统一在左侧。 2、如遇特殊情况，两份文件合并作为一件文件进行登记，在其左上角做连接性装订。 第二章 各类电子表格的使用 为使档案管理工作更加规范、便捷、美观，归档使用的各类表格改用电子版本。 一、如何录入《案卷标题》——Word文档 单击相应位置键入部门名称及标题。 二、如何录入《归档文件目录》——Excel电子表格 1、目录号、案卷号：每卷均须填写。 2、件号：按顺序填写，如一件一行（本页不带附件）可用拖拽的快捷方法自动生成。 3、责任者：即文件的发文单位或拟写人。单位名称较长可用简称（但要用众所周知的简称），再写不下可缩小字号。 4、文号： ⑴中括号用宋体字， ⑵如文号类似可复制后稍做修改。 ⑶中括号不是宋体字的可在一个工作表写完后，选中所需的一列选定为宋体字。 5、题名：即文件名称，简索过程中的重要条件。 ⑴大多数题名可反映出文件的主要内容，此类题名可照抄； ⑵不能反映文件内容的题名需重新拟写。拟写时要用最简练的语言概括本文的主要内容，并用中括号括起来。 ⑶带附件而附件没有文号的，把“附件：”写在文号一列的相应格内（设定为靠右对齐），一行写一个附件。 ⑷带附件而附件也有文号的，“附件：”写在题名一列。 6、日期：采用八位阿拉伯数字表示，分别为前四位表示年，中间两位表示月，后两位表示日，若月、日为单数前一位用0补位。例如：2006年1月22日表示为如年份相同，第一件显示年份即可，其它同年的可只显示月、日（已设定为靠右对齐）。 7、页数： ⑴此文件共计几页。正反使用的纸视为2页。 ⑵如此页为环保纸，背面与本件内容无关需在背面用铅笔注明“此页不作为归卷内容”。 8、备注： 对文件情况的重要说明或提示。 ⑴常见备注内容如： ①原件：鉴别是否为“原件”以红章为准； ②复印件：黑章为“复印件”； ③未盖章：已成形为标准文件有署名但没有加盖公章的为“未盖章”； ④底稿：手写稿、修改稿； ⑤其它。 ⑵本件包含内容按先后顺序依次注明。 三、如何录入《案卷目录》——Excel电子表格 1、部门：每页均须填写； 2、卷数：部门本年度归档的总卷数； 3、归档号：部门本年度归档案卷的排序； 4、目录号、案卷号、题名、年份、页数、期限：依次填写； 5、移交人签字、日期：兼职档案员签字、填写日期； 6、接收人签字、日期：档案员签字、填写日期。 四、填写要求 为了档案归卷工作的统一、美观，以上归档文件目录、案卷标题的电子版本的格式、字体、字号均已设定好，建议不做修改，如有特殊情况需修改可向档案员咨询。 五、注意事项 做好存盘工作并以OA形式发给档案员。 档 案 室 二○○八年二月 3