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南京科赫科技有限公司 行政助理培训 课程安排 （一）行政助理的角色定位 （二）行政助理的岗位要求 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 行政助理培训（一） 行政人员的角色认知 你适合做行政人员吗？ 什么样的人适合做行政人员？ 个人条件 什么样的人适合做行政人员？ 个性要求 自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快 兴趣 品质要求 行政人员需具备的能力 办事能力 沟通能力 行政人员需具备的能力 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 行政人员的6种角色扮演 行政助理角色误区 行政助理角色胜任能力 行政助理培训（二） 行政助理的岗位要求 行政助理的工作素质 行政助理的工作素质----观察工作过程的基本步骤 行政助理的工作技能 行政助理的工作技能—公文的基本知识 公文的特点： 1.具有真实性 2.具有规范性 3.具有特定的作者与阅者 4.具有很强的政策性 5.具有特定的权威性 6.具有严格的时间性与特定的时效性 7.具有很强的实用性 8.具有规范的体式 9.特定的处理程序 公文的作用： 1.规范与约束作用 2.领导和指导作用 3.宣传和教育作用 4.协调作用 5.颁布法规作用 6.交流作用 7.组织作用 8.凭证记载作用 行政助理的工作技能----撰写公文的3个要求 行政助理的工作技能----撰写公文的用语规范 语言规范 语言规范有如下5个方面的要求： 1.用语确切。往往一字之差就能造成工作上的混乱和失误； 2.用语平实、质朴、使用通俗化、大众化的语言，不得矫揉造作、夸张虚构； 3.语言得体。切忌使用油腔滑调、感情色彩较浓的语言； 4.注意习惯用语的使用； 5.用语简洁。用语要简单、明了，易读易懂。 恰当地选词 选词恰当有如下8个方面的要求。 1.所选词语要符合客观实际，不产生歧义； 2.正确地使用感情色彩； 3.词语搭配要遵循语法的要求； 4.注意词语风格，维护文案的严肃性； 5.确保内容完整，有效。 6.根据文种选词，以保证语言有力、得体； 7.时间、空间、职务、姓名、数量、范围以及程度的表达要遵循一些特殊要求； 8.慎重选择修辞，不能轻浮造作，过于追求形式美。 语句通顺、简洁 要想获得最佳的表达效果，需要注意以下3个方面的内容： 1.符合基本要求。例如，含义明确、清晰、完整、无歧义，搭配得当，成分完整以及句式内部结构合乎规范等。 2.准确地安排语序； 3.句式结构丰富； 举例说明—怎样撰写邀请函 1.概述 邀请函，是党政机关和各企事业或者个人在举行重要活动时所常用的一种实用文书。邀请函实际上就是一种比较复杂的请柬，它除了起请柬的作用外，还有向被邀请者交代有关需要做的事情的作用。 2.格式要求 邀请函的写作格式包括标题、称谓、正文、落款。 1）标题，在纸的上方中间用大于正文的字体标出“邀请函”三个字。可以在“邀请函”三字前用小字标出发邀请函的单位名称。为表示喜庆，标题可作适当装饰，如饰以花边、字体用美术字等。 2）称谓，在正文的上一行顶格写被邀请者(个人或单位)名称。称呼之后加冒号。姓名之后可加“书记”、“校长”等职称或“先生”、“女士”等尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。 3）正文。称呼下一行空两格写正文内容。 正文一般包括前言和事项两部分。前言部分简单地说明何时何地有什么活动和邀请语即可，此部分相当于一张请柬的内容。事项部分则要分条列出此次活动的相关事项。 4）落款，在正文右下方注明邀请单位的名称或邀请人的姓名及发出邀请的时间。如果单位名称在标题中已标出，这里可以从略，但为了表示郑重、礼貌，一般再次注明。 范例 行政助理的工作品质 行政助理是企业中的“绿叶型”员工，他的职责是协助与配合上司及其他部门管理者，处理好各种事务的工作。这就要求其必须具备甘当配角、诚信合作的工作品质，具体内容如下： 行政事务的处理 行政事务的处理----文件资料的管理 文件资料的类型包括商业信函、订购的刊物、行政通知以及各种单据等。文件资料是企业内外活动的凭证和途径，有些文件涉及企业的商业机密，这就要求行政助理做好文件资料的规范管理工作。 高低效行为对照表 案例题 是谁的错 某茶叶进出口公司项经理将与英国商人查理斯洽谈业务，行政助理小梅负责接待兼翻译工作。小梅带查理斯进入公司会客室。在交谈中发现，查理斯会讲中文。项经理与查理斯就座后，小梅去泡茶，她用手取了一撮乌龙茶放在茶杯内，冲上水，然后放在查理斯的面前。 查理斯疑惑地问：“听说姑娘们在加工碧螺春时，用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”项经理还未答话，小梅立即说：“那种茶