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* 提升品质 打造专业会议服务 直属项目二部 马文艳 一、什么是会议服务？ 所谓会议服务，就是为保障会议的召开提供全面的服务。包括拟定会议题目、举办形式、时间、地点，安排会议日程、做好会议接待以及会议的善后工作。 会议服务涉及的方面非常广，从落实会场、安排交通、解决食宿再到现场的服务接待，这些都属于会务服务的范畴。 二、会议服务的特点 1、责任性。 这是会务服务比较突出的一个特点。作为一个会议的组织者，不论你是项目经理还是项目组成员，都必须具有很强的责任心。因为有时候也许就是因为我们一点点的差错，就会给会议带来很大的麻烦甚至损失。 2、从属性。 从服务的主体来看，会务服务依附会议的召开而存在，不开会就不存在会务服务。同样，会务服务的标准随会议规格的升高而攀升，随着会议规格的降低而就简。所以，会务服务的标准不是我们准备的越高档越好，而是要从实际出发，根据会议规格的实际标准制定相应的会务服务计划。会务服务可以指定一套自己的标准，但是这个标准也不是一成不变的，而是根据会议现场情况随时变通的。 3、综合性 会务服务是服务行业中涉及知识最广、专业技能最多的一门复合型工作。因为作为会务组成员，你不仅要懂得服务心理、公共关系等现代服务理论，还必须掌握接待礼仪、服务技巧、设备使用等技能。因为不同的会议拥有不同领域的与会者，会议地点和设备也会有所变更，所以就要求会务服务工作人员能够及时调整会务服务的内容和方法。 4、协调性 会务服务的环节多，接触面广，哪一方面都不能出现疏漏。所以作为会务组成员就要跟会议的各个相关单位及时沟通协调好，相互配合共同做好会务工作。这就要求会务工作人员要有很好的协调沟通能力。因为一旦会场出现任何问题，工作人员都要即使解决以保障会议的正常进行。 三、会务服务要坚持哪些原则？ 1、充分准备的原则 任何一次成功的会议，都是建立在充分准备的基础上的。要做到充分准备，就要做到以下几点。 （1）做好会议策划。包括会议主题、课题、拟邀专家、收费标准、会议预算等。 （2）做好物质准备。从会场布置到会议用品，音响效果到生活设施，都要配备齐全，而且要进行检查，确保万无一失。 （3）责任到人。会务工作虽然繁琐，但却是一项系统的工作，需要有明确的分工和相互之间的协调配合。因此会务工作的各个环节必须负责到人，做到职责分明、责任明确。 2、热情周到的原则 热情周到是人际交往成功的起点。会务服务内容具体，涉及到许多方面。面对的又是不同那个层次、不同领域、不同需求的与会者。因此在会务服务中就要提倡以人为本”的服务理念。有提供予人、安心于人和为人排忧解难的各项服务措施。而且要在实际工作中不断学习，不断进步，探索更好的服务标准与方法。 3、讲究礼仪的原则 会务服务是比较典型的社交活动。务必要以礼待人、体现素养。在工作过程中，不论与会者来自何方，不分职位高低、不论资历深浅，我们都应该平等对待、诚恳热情、不卑不亢、落落大方。因此，会务工作者一定要懂得待人接物的相关礼仪，这样才能让与会者感受到我们所拥有的高品质的专业会务服务水准。 *