吉林大学教学类档案立卷工作规范【荐】.doc

吉林大学教学类档案立卷工作规范 为了提高教学类档案（以下简称教学档案）的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动及教学研究等各项工作中的作用，并为考核教学工作提供依据，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。 1 教学档案工作的基本原则 1.1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料均属教学档案。 1.2 教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。 1.3 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 1.4 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行 “三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入有关人员的职责范围，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；管理检查教学工作与检查教学文件材料的归档要求同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 1.5 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。 1.6 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。 1.7 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。 2 教学档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 2.1.3 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 2.2 归档的文件材料 2.2.1 归档的文件材料包括：学校在教学综合管理、研究生教育、全日制本、（专）科生教育、成人教育等工作活动中形成的全部文件材料。具体归档范围见附件一。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件； 2.3.2 学校有关教学的未定稿的文件； 2.3.3 重份文件； 2.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件； 2.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； 2.3.6 校内其他单位发来的与本单位教学工作无关的文件； 2.3.7 与校外单位交换来的与本单位教学工作无关的文件； 以上不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存。 教学文件材料的部门立卷与预立卷制度 部门立卷 3.1.1 依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要做好档案的收集、整理，预立卷工作。 3.1.2学校档案馆依法对教学管理部门的教学文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。 3.1.3 网上著录是教学管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。 3.2 预立卷 3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。 3.2.2 教学管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。 教学文件材料的归档流程 4.1 形成与积累 4.1.1新的一年开学后，应由分管档案工作的校长主持召开全校专（兼）职档案员、院（系）教学秘书、研究生秘书及各部门负责档案工作的领导参加的档案工作大会，总结上年度的归档工作，同时布置对前一年所形成与积累的文件材料的立卷任务。 4.1.2 教学管理部门及学院（系）兼职档案员要将日常工作中形成与积累的教学文件材料进行认真地检查核对，避免应归档的教学文件材料缺失及重复归档。 4.1.3 档案馆向学校教学管理各部门、学院（系）发放档案卷皮、档案袋等。 4.1.4 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 4.1.5归档的研究生成绩单加盖学校研究生培养处公章；本（专）科毕业生成绩单加盖学院主管教学的副院长、教学秘书名章后加盖学校教务处公章；成人教育毕业生成绩单加盖学校成人教育处公章。 4.2 整理组卷 4.2.1 由各院（系）或教学管理