第三章 企业文件的形成与归档.ppt

　（四）移交的档案包括两个方面： 1、企业资产与产权变动档案，主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案，这部分档案可移交给专业部门的档案馆，或寄存所在地的综合性档案馆； 2、企业资产与产权变动过程中形成的档案，包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件，终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告，以及协议书、合同等，这部分档案可向专业部门的档案馆（或上级主管单位其他形式的档案部门）移交，也可向本单位档案馆移交。　　　  第三章 企业文件的形成与归档 企业文件：在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。 企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。 企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。 第一节 企业文件的形成 一、企业创立时期文件的形成　　 企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行；一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。　　 在企业创立时期主要形成的文件有： 1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。 2、企业章程及有关部门的批准文件。 3、企业基本建设活动中形成的文件。 4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。 5、人事材料。 6、财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。 7、企业成立文件。 8、商标注册文件。 9、其他一些原始材料。 二、企业调整阶段形成的文件 1.企业合并、分立时期形成的文件 合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。　　一般的合并程序及其产生的文件包括：　　1）调查论证　　2）报批审查　　3）清产核资　　4）通知及公告　　5）法律公证　　6）工商变更登记　 企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。　　 2、企业整顿时期形成的文件　　整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。　　整顿中形成的文件有：　　1）申请整顿　　2）整顿方案　　3）形成审议书　　4）法院的裁定材料　　5）整顿方案的实施文件　　6）终止整顿程序的文件 三、企业破产文件的形成　　破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。　　破产过程中形成的文件有：　　1、向债务人所在地法院提出破产申请　　2、债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料；这一阶段形成的主要文件有：债权记录和证明材料、和解协议（未申请整顿的企业不产生该文件）、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。　　3、法院宣告破产的发布公告　　4、法院指定组成清算组，进行破产清算　　5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。 第二节 企业文件形成工作的管理 一、企业文件形成的特点： 1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。 　　4同步：　　企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步；上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。  2、来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展 3、不同种类的企业文件形成规律不同 4、标准化程度日益提高　　 二、企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督 对象主要有3个： 1、企业文件标准执行情况； 2、企业文件形成与积累过程　　 3、企业科技文件的编号、更改、复制与发放。　　同企业文件形成直接相关的标准有4个： 1、制图标准 2、关于机械产品文件的若干标准 3、公文行文标准 4、关于特殊载体材料的标准　 三、对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督 1、以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。 2、根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。