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案例学 Word 2003 制作资金预算表 制作统一邀请函 案例4：制作统一邀请函 文档的分栏操作 邮件合并的基本概念 将外部数据源合并到 Word 文档中 邮件合并文档的处理方法 制作统一的邮寄信封 案例4：制作统一邀请函 在企业的数据库中会保存着大量的有价值数据，这些数据经常保存在 Microsoft SQL Server、Microsoft Access、甚至 Microsoft Excel 中，而同时又需要根据这些数据信息制作出大量文档，如邀请函、信封或者是工资条等。 面对如此繁杂的数据，借助 Word 2003 中提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，完全可以轻松、准确、快速地完成数据整合应用的任务。 案例说明：制作统一邀请函 案例说明：制作统一邀请函 案例说明：制作统一邀请函 案例说明：制作统一邀请函 案例知识点：制作统一邀请函 首先要明确“邮件合并”的概念。Word 的邮件合并特性可将一个主文档同一个收件人列表合并起来，最终生成一系列输出文档。 基本概念 1．主文档 是一个经过特殊标记的 Word 文档，它是用于创建输出文档的蓝图。其中包含了基本的文本，这些文本在所有输出文档中都是相同的，比如信头、主体以及落款等等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。 案例知识点：制作统一邀请函 2．收件人列表 它是一个数据源文件，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它是保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等的列表。 Word 2003中支持邮件合并的数据源： · Word 表格：就是在 Word 2003 中直接创建的表格，它可以在邮件合并过程中进行创建。 · Excel 工作表 · Outlook 联系人列表 · Access 数据库 案例知识点：制作统一邀请函 3．邮件合并的最终产品是一系列输出文档，有些文本在所有输出文档中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。 利用“邮件合并”功能可以创建如信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个 Word 文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。 制作步骤：统一邀请函 使用邮件合并功能之前需要先建立主文档，为数据源的建立或选择提供标准和思路。 本例中的主文档是利用 Word 制作的邀请函文档，那么我们就先来制作这个会议邀请函。 制作步骤：4.1制作会议邀请函 会议邀请函不同于其他活动的邀请函，它往往代表企业的一个形象。因此，会议邀请函的制作不仅要美观大方，而且要大气、正规。 （1）首先要先确定邀请函的尺寸。 执行【文件】|【页面设置】命令： 打开“纸张”选项卡，在“纸张大小”中，“宽度”为“21 厘米”，“高度”为“14.5 厘米”； 打开“页边距”选项卡，将“上”、“下”页边距设置为“2 厘米”，“左”、“右”页边距设置为“2.2 厘米”。 制作步骤：4.1制作会议邀请函 （2）设置邀请函的结构。本例设计的邀请函是一个对折的形状，那么就要将页面分成两栏。 执行【格式】|【分栏】命令，打开“分栏”对话框： “预设”选项，选中“两栏”； “宽度和间距”选项，“宽度”设置为“21.4 字符”，“间距”设置为“2.02 字符”； 选中“分隔线”复选框。 在“预览”区查看分栏后的页面效果。 设置完成后单击【确定】按钮即可。 制作步骤：4.1制作会议邀请函 （3）【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，打开“表格和边框”工具栏。“线型”选“虚线”，“粗细”为“1/2 磅”，然后单击【绘制表格】按钮，在页面中绘制如图所示的两个表格。当用鼠标绘制表格时，页面会自动出现设置的“分割线”。 （4）为邀请函添加一个艺术边框（页面边框），执行【格式】|【边框和底纹】命令，打开“页面边框”选项卡。在“设置”选项中选择“方框”；在“艺术型”下拉列表框中选择一种图案，然后在“宽度”文本框中设置适当的宽度。单击【确定】完成设置按钮。 制作步骤：4.1制作会议邀请函 （5）制作邀请函的标题。 单击“绘图”工具栏上的【椭圆】按钮，拖动鼠标在页面上画出一个椭圆。并将其线条颜色设置为“深黄色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“0.75 磅”。 单击“绘图”工具栏上的【矩形】按钮，在椭圆上画一个矩形，并拖动矩形控制点使其长度充满两个表格。 选中该矩形-右击-【设置自选图形格式】：“线条”设置为“无线条颜色”；“填充”-“颜色”-【填充效果】- “渐变”选项卡-“双色”（白色和深黄色）；“底纹样式”选中“垂直”；“变形”区域中选第 1 行的第 2 种变形效果。 制作步骤：4.1制作会议邀请函 （5）制作邀请函的标题。 在