办公设备管及其耗材理工作标准.docVIP

1.0、总则与目的为了加强公司行政管理,有效地控制办公设备成本费用,提高利用效率,促进办公设备管理规范化,特制定本工作标准2.0、规范性引用文件(无)3.0、术语和定义3.1、办公设备:是指用于办公室工作的设备和器材包括以下几类:电话机复印机打印机扫描仪传真机投影仪摄像机照相机等属于固定资产管理范畴的办公设备;3.2、办公耗材:日常办公时用的消耗性产品,根据所依赖的设备,主要包括:墨盒()、硒鼓(用于激光打印机机)色框与色带(打印机)碳带(主要用于传真机等)4.0、应用范围4.1、本工作标准适用于办公设备及其办公公耗材的管理(不包括计算机及附属设备网络设施);4.1、计算机及附属设备网络设施的管理详见《计算机及管理工作标准》5.0、职责与权限5.1、行政课:5.1.1、负责对公司办公设备档案建立,设备周边附件的保存与管理;5.1.2、负责办公设备的申购配置的制定与调整定期维护及报废管理;5.1.3、负责办公设备报修及对外联系工作;5.1.4、负责办公设备相关耗材的采购及用量分析工作;5.1.5、负责对新入职人员办公设备使用操作的培训5.2、IT网络管理员:5.2.1、负责办公设备日常保养故障处理;5.2.2、办公耗材的选型验收以及日常办公活动中耗材的安装更换5.3、办公设备使用部门/人员:5.3.1、各部门如需独立增加更换或报废办公设备,必须由使用部门以《内部联络单》方式向行政课提出申请;5.3.2、办公设备使用人员应按正确操作程序操作,发现设备故障应及时上报行政课,严禁非法蛮横操作6.0、管理内容及要求6.1、电话机的使用及管理要求6.1.1、对外使用电话应“长话短说简明扼要”私人电话;6.1.2、拨打国内长途或国际长途,要求事先拟好通话提纲,从严控制时间;6.1.3、使用人员爱护电话机,做好日常清洁保养;6.1.4、国内国际长途电话的开通由行政课负责开放权限6.2、复印机的使用及管理要求 6.2.1、不得复印与工作无关的文件资料图纸报表等;6.2.2、在公司内部使用的各类表格部门之间传阅的备忘录等可用二手纸(注意:二手纸不应有泄密内容);6.2.3、凡是带密级的文件资料复印(如:各类合同协议招投标文件财务和人事报表资料等),不可当作二手纸复印;6.2.4、摆放复印机时,将机器放于干燥通风处,要远离水源,这样可以防止由于室内潮湿气造成的故障; 6.2.5保持纸张干燥,在复印机纸盒内放置一盒干燥剂,以保持纸张的干燥,放于干燥的柜子内;6.2.6、每天下班,关掉复印机开关后,不要拔下电源插头,以使复印机内晚间保持干燥,在阴雨天气情况下,要注意复印机的防潮; 6.2.7复印纸应用于复印,不得用做草稿纸;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率 6.3、打印机的使用及管理要求6.3.1、不得打印与工作无关的文件资料图纸报表等;6.3.2、打印之前认真核对好打印内容,提高打印文件资料的正确率,避免错打漏打,节约用纸;6.3.3、打印机的色带墨盒硒鼓使用完需及时更换,由公司指定专业人员负责更换;6.3.4、避免长时间不间断的打印,如需打印较多资料文件时,可在打印一份后,尽量选择复印;6.3.5、纸盘纸张应分类,不能混放,放置二手纸时,应先处理好硬物(如装订针大头针等)以免引起设备损伤和故障非正式性文件资料尽量选择二手纸打印; 6.3.6、打印机的工作环境尽量要干净并保证灰尘尽量少,摆放打印机的工作台必须平稳且没有振动,尤其要注意的是不要在打印机上放置任何物品,以免这些物品掉进机器内部进而影响机械部分的运转,甚至造成严重故障;6.3.7、打印机非常怕强磁场,所以在使用打印机时尽量避免打印机与大功率容性或感性电器使用用一个多功能电源插座,而且摆放位置还要远离这些电器; 6.3.8定期对打印机进行清洁和加强润滑工作 6.4、传真机的使用及管理要求6.4.1、不得传真与工作无关的文件资料图纸报表等;6.4.2、凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时,尽量不使用传真;6.4.3、各部门人员严格按照说明书以及正确的操作要求真确使用;6.4.4、不宜在高温高湿强磁强腐蚀性气体的环境中使用以免影响图文质量; 6.4.5不宜使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量; 6.4.6发送稿件上不宜有硬物(如装订针大头针等)以免引起故障; 6.4.8稿件上墨迹或胶水未干不宜发送以免污染扫描玻璃影响质量; 6.4.9不宜随意更换电源线以免影响安全6.5、扫描仪的使用及管理要求6.5.1、扫描仪通电后,千万不要热插拔SCSIEPP接口的电缆,这样会损坏扫描仪或计算机 (USB接口除外)6.5.2、扫描仪在工作时请不要中途切断电源,一般要等到扫描仪的镜组完全归位后,再切断电源,以便保护扫描仪电路芯片的