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昆明理工大学档案分类编号方案 一、编 制 说 明 （一）编制目的 为贯彻执行国家档案局《归档文件整理规则》（以下简 称《规则》），规范我校档案分类编号方法，适应档案计算 机网络管理需要，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》 （以下简称《分类法》）的分类方法和编号原则，结合我校 原档案分类体系，特制定本方案。 （二）编制原则 1、符合科学性：依据《规则》及《分类法》，结合我校 档案工作实际，设定档案分类编号及类目代码； 2、体现逻辑性：结合学校内部机构职能，设置类别代码， 保持归档文件的逻辑性，便于部门网络归档； 3、重视适用性：简化整理、编号、归类，便于部门归档 和档案馆管理； 4、保持稳定性：执行上级机关《分类法》的结构，保持 本编号方案的稳定； 5、坚持唯一性：编号不重复，方便插件/盒，随着机构 增加可扩展类目。 二、体 系 结 构 结合我校原档案分类方案及档案形成的规律，采用“年 度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理首先按自然 年度分开，年度下按问题即归档类目分类，类目下再按保管 期限区分。 1 （一）档案类目的划分和标识 1、一级类目的设置和标识 我校档案确定为十三个一级类目，类目代码采用类目名 称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和所 含主要内容如下： （1）党群档案DQ 党群部门形成的文件材料。 （2）行政档案XZ 行政部门形成的材料（教学、科研、基建、设备、外事、 财务等部门除外）。 （3）教学档案JX 教学管理和教学业务部门（含学院）形成的文件材料。 （4）科研档案KY 科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 （5）基建档案JJ 主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料。 （6）仪器设备档案SB 仪器设备管理和仪器设备的购置、验收、使用及随机材 料。 （7）出版物档案CB 出版管理工作中形成的文件材料及各种出版刊物。 （8）外事档案WS 外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 （9）财会档案CK 财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料。 （10）声像档案SX 学校在教学、科研、党政管理等工作中产生的以照片、 2 录音带、录像带（磁盘、光盘归入电子档案类）等介质保存 的文件材料。 （11）实物档案SW 学校在教学、科研、党政管理等工作中产生的纪念品、 奖品、赠品、礼品、证章等。 （12）人物档案RW 校级领导、具有正高级职称或兼任、担任副省级及以上 职务的教职工、知名校友等个人在教学、科研、党政管理及 社会活动中形成的、能反映本人业绩或工作的文件材料或实 物。 (13) 电子档案DZ 电子档案是学校各部门工作中产生的、以电子文件形式 存储，以磁盘、光盘等介质保存的文件材料。 2、二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“双位制” 阿拉伯数字，依次标识为11、12、13……99，但10、20、30…… 等带“0”的数字不用。 3、三级类目的扩展和标识 根据学校的发展，档案数量的增长，某些二级类目的数 量、内容已无法满足档案编目、检索的需要。按照本分类编 号方案的“编制原则”及档案形成的自然规律和特点，拟将 部分二级类目扩展到三级类目。 三级类目的标识采用“自然数序列”，即从01开始，依 次标识为01、02、03……99，以区分不同的归档部门和档案 项目。 4、类目的连接 一级与二级类目之间直接相连。二级类目与三级类目之 3 间用“﹒”分隔。 （二）档号编制 1、档号的结构与标识 档号编制采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合的编码制， 由“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”五个部分 组成，其中： 全宗号：由阿拉伯数字组成。