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Access篇
6.1 基本应用技巧
6.1.1? 在表格中自动输入月份和年份
在制作表格过程中,常常需要输入系统当前的日期或时间,如果直接输入的话,特别麻烦。有什么更快更好的方法吗?
答:可以利用快捷键来输入。
输入当前日期:选中需输入当前日期的单元格,直接按下“Ctrl+;”键可输入当前日期。
输入当前时间:选中需输入当前时间的单元格,直接按下“Ctrl+Shift+;”键即可。
使用上述方法插入的日期和时间的类型是标准格式的文本类型,所以不能在其他非文本格式的单元格中用这种方法。
6.1.2? 执行单一条件筛选
系统的筛选功能还是很不错的。但是它总是自作聪明地自动保存前一次筛选的条件,这给执行独立条件筛选带来很多不便。请问可以更改系统这一默认设置吗?
答:其实这主要是因为系统在选择内容上实行的是继承选择机制,所以导致筛选条件的继承。要实现独立条件的筛选,可以执行如下操作:首先在“数据透视表视图”或“数据透视图”操作窗口打开数据表。移动鼠标至“数据透视表”或“数据透视图”工具栏上,单击鼠标右键,在弹出的菜单中单击“属性”命令,再选择“筛选和分组”选项卡。单击取消选择“在筛选区内允许选择多个项目”复选框,如图6-1所示。
图6-1? 设置单一条件筛选
这样就可以根据独立条件来进行筛选了。
6.1.3? 打印数据库关系图
数据库之间的关系多而复杂,为了更好分析,希望能将它们的关系图直接打印出来,可是系统好像没有提供这样的操作命令。请问该如何才能打印出关系图呢?
答:在系统中是无法直接打印出关系图的,但只要生成图形化关系报告,然后打印该报告就可以得到关系图了。生成关系报告的操作如下:打开数据库文件,然后执行“工具”菜单中的“关系”命令,调出“关系”窗口。再单击“文件”菜单中的“打印关系”命令,这时系统会自动生成一份显示各种关系的报告。再单击鼠标右键,在弹出的菜单中执行“打印”命令来打印该关系报告。也可以执行“另存为”命令来保存该关系报告。
6.1.4? 自定义数据表的背景
创建的数据报表都是一个样式,想改变一下数据表的显示背景,该如何操作?
答:要更改数据报表的背景,可以执行如下操作:首先打开该数据报表,然后单击鼠标右键,在弹出的菜单中单击“属性”命令,接着会弹出一个报表属性对话框,如图6-2所示。
图6-2? “报表”对话框
在“格式”选项卡中选择“图片”项,再单击后面的“省略号”按钮图标,这时会弹出一个“插入图片”对话框,可以通过它来设置要设为背景的图片。同时还可以利用“图片缩放模式”项,以及“图片对齐方式”等其他项来调整图片的大小和其他属性。
6.1.5? 隐藏工作表
请问如何在数据库窗口隐藏数据表?
答:要隐藏数据表是很简单的。可以执行如下操作:在数据库窗口,选择该数据表,然后单击鼠标右键,在弹出的菜单中执行“属性”命令,在弹出的对话框中单击选择“隐藏”复选框即可。
其实除了上面的方法外,还可以将数据表设置为系统对象,来达到隐藏的目的,因为系统对象的属性都是隐藏的。只要在该数据库的名字前加上“usys”就可以将它设置为系统对象。
6.1.6? 显示隐藏的对象
请问如何查看隐藏的数据表或其他对象?
答:可以通过下面的设置来显示隐藏的对象:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“视图”选项卡,然后单击选择“隐藏对象”和“系统对象”两个复选框,如图6-3所示。
图6-3 ?显示隐藏对象
最后单击“确定”按钮完成即可。
6.1.7? 以单击方式打开数据窗口
请问如何设置可以直接单击就能打开对象?
答:可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡,最后单击选择“单击打开”单选按钮即可,如图6-4所示。
图6-4? 以单击方式打开窗口
6.1.8? 在数据表中插入图片或声音信息
请问用什么办法可以将图片或声音等其他类型的信息插入数据表中?
答:一般的数据表中都是文本信息,如果要插入其他类型的信息,可以以OLE对象的形式来实现。具体步骤如下:首先在数据库窗口选择该数据表,然后单击“设计”按钮,为该数据表增加一个字段,并将其“数据类型”项设置为“OLE对象”。然后再打开该数据表,选择刚才添加的字段下要插入信息的记录单元格,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“插入对象”选项,再在弹出的对话框中选择“由文件创建”单选按钮(如果选择“新建”单选按钮,就可以调用系统已有的应用软件来编辑对象),然后单击“浏览”按钮,选择要插入的图片或声音文件,如图6-5所示。
图6-5? 插入图片成声音文件
如果要使插入的图片和源文件保持自动更新,可以选择“链接”复选框;还可以选择“显示为图标”复选框来使该对象以图标显示。最后单击“确定”按钮完成添加。
6.2 数据处理技巧
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6.2.1? 数据库格式转换的必要性
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