档案制作管理.ppt

改善时间与目的 时间：2008年5月1日起 目的：为更好的统一分店档案管理系统，使所有分店档案有统一之格式，让同仁可立即有效的使用档案；确保人员异动或新进秘书，因分店的差异性小，使人员之调适期缩短；确保档案之数据正确，可提供有效之信息。现针对原档案管理系统进行重新修改。 现况存在的问题 原有档案： ①签呈，现已使用电子签呈，可以删除。 ②店长会议记录，现此记录已没发到各分店秘书或店长，故可以删除。 原有档案：客户接待表，此档案可与潜在客户需求表性质一样，可归类为同一档案。 原档案缺少保留资源性质档案。 新增档案 1、契据月周盘点清单：此为契据管理新办法 2、无委托租赁登记表：可以更好的保留可利用资源 3、表单库：方便作业 统一档案说明 档案夹标签制作格式 制作成果展示 * * 平时常用表单（如明细表等） 无期限 随时 资料册 表单库 10 会议记录簿 1季度 每天 弹力夹 分店会议记录簿 9 秘书周会记录+秘书行政记录+分区会议记录 １年 每月 2孔夹 秘书会议记录 8 离职申请单共4张复印件+福利补助申请单 １年 随时 2孔夹 人事资料夹 7 月盘+周盘 1季度 每周、月 2孔夹 契据盘点表 6 回收清单+契据遗失.损毁保证书复印件 １年 随时 2孔夹 契据回收清单 5 买卖租赁成交输入表+物件资料更改申请表 2年 随时 2孔夹 成交输入表 4 分店案源清理表（店长、经纪人签名） 1年 每周 2孔夹 案源清理表 3 无委托租赁登记表 1年 随时 2孔弹力夹 无委托租赁登记表 2 按经纪人一人一本,明细表+更改附表+案源管理理表（附表1）（按时候排列） 2年 随时 2孔弹力夹 委托明细表 1 摘 要 保存 期限 整理 频率 使 用 档案夹 名 称 *