受控文件管理制度.docVIP

一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。 二、文件的编制： 2.1 所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为Y代表玉，J代表嘉，H代表华，岗位制度为部门的一号文件， 101为部门的第一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件， 201为部门的第一份管理体系。 2.1.1 YJH-XZ-101代表玉嘉华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份岗位制度，编号为YJH-XZ-102以此类推。 2.1.2 YJH-XZ-201代表玉嘉华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上） 2.2 版本版式: 2.2.1 A/0 A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐级递升为1.2.3，以此类推，当版次升级为9后即进入B版，并以此类推； 2.2.3 1/N 文件页码符号，N代表本文件的总页数，1为本文件的第一页，并以此类推； 2.2.3 如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发： 1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。 2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部门，文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理： 1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过，见（奖罚管理制度） 2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。不可将文件的内容私自输入电脑，违者记大过，见（奖罚管理制度） 五、文件的修改： 1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。 2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决定，确实不可行时，方可修改。 3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的文件收回，并加盖更改章封存。 编制： 审核： 审批： XXXXXXXXXXX有限公司 文件编号 YJH-XZ-301 版本版次 A/0 文件类别 程序文件 页码 1 / 2 文件名称 受控文件管理制度 生效日期 2010-05-25