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一流企业如何开会 HOW TOP CLASS COMPANIES HOLD MEETINGS 据调查，经理级和专业人员每周约花四分之一的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年美国企业因不当的会议管理导致损失高达60亿美元。作为现代管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展。文 徐茸 日本一家公司曾经为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍x 2 x开会人数会议时间（小时）公式中平均工资之所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算，经过计算，你或许被惊呆了——一场会议的成本竟然如此之高！然后事实就是如此。 如何节约时间，以最大的限度地提高企业工作效率并节约成本是摆在各企业管理者面前的一个不容忽视的问题，很多企业，特别是国企，时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上。 会议是企业管理沟通的一个重要方式，高层领导大多数的时间都花费在会议上，会议效率的高低直接影响企业管理的效果，但会议的效果总是不尽如人意。研究认为，70%的会议时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事，开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段，开会成为领导的脱口秀。 你真的需要开会吗？无论你是决定自己发起会议，还是即将参加别人组织的会议，在做出决定之前，务必认真思考这一问题。要知道，一旦参与会议，你就要付出宝贵的时间，而且无法确保这些付出是值得的。除了开会，你还可以通过其他有效的方式来解决问题。 管理大师德鲁克告诫我们，做正确的事比正确的做事更重要。所谓做正确的事，就是将有限的时间用在值得我们去做的事情上。最大的浪费莫过于花费了巨大的时间和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，开展高效率会议的第一步就是确定是否真的有必要开会，把那些不符合开会条件的“会议”筛选出去，从一开始就减少做错事的机会。 如果你是唯一可以作决策的人，那么不要浪费自己和别人的时间去召开耗时长久的会议，他人的参与只会让问题变得更复杂，既不利于解决问题，又容易令自己陷入犹豫不决的境地。 作为管理者，你必须全面的思考这件事是不是有必要开会解决，不能随便把“还是开个会商量一下吧”这种极度口头禅似的话挂在嘴边。每当在做出开会的决定之前，先冷静的思考一下——是否还有其他更便捷、低成本的解决之道？例如：群发电子邮件、下发书面通知、单独逐个沟通、电话交流、视频会议、召开网络会议等。 而对那些由别人组织、需要你出席的会议，同样需要仔细甄别参与的必要性。根据以往的经验，绝大多数会议并没有出席的必要，然而在现实中，拒绝参加会议需要极大的勇气和决心，简单的一个“不”字，却几乎难倒了所有人。但无论如何，作为管理者的你还是应当尽可能的减少出席无价值的会议，将宝贵的时间用在更重要的事情上。 聪明的领导懂得任何一次会议，如果不是卓有成效，就是完全在浪费时间！曾在上世纪20-50年代领导通用汽车的斯隆，每周的6个工作日中大多花在会议上——有3天花在固定成员的正式委员会会，另外3天则与通用汽车的个别经理人或是一小群经理人举行特定目的的会议。在每次正式会议开始的时候，斯隆会宣布会议的目的，然后他就开始聆听，他从来不做笔记，同时除了澄清模糊之处外，他也很难得发言。到会议结束时他会做总结、向与会者致谢，然后离开。接着他会立即写下一份备忘录给参与会议的一位成员，在这份备忘录中，他会归纳总结讨论的内容与结论，并且明确指出会议决定的工作任务。他会明确指定负责该项任务的经理人，以及最后完成的期限。他会将备忘录的副本发给每一位参加会议的成员。靠着这些备忘录——其中每一份都是大师的杰作——斯隆把自己变成一位极为出色而卓有成效的CEO。 当企业的领导者确定开会的必要性之后，就要搞清楚会议的目的，有目的地来组织召开会议，才能收到预期的效果。 在公司中，会议一般可以分为传达性会议、讨论性会议、回报性会议三种。 既然传达性会议的重点在于“传达”，那么信息的到达率、领会率就理所当然的成为评价传达性会议优劣的一项关键指标。传达性会议一般宜按照如下程序来进行： 会前印发文字材料，令与会者阅读理解。这是非常必要的一个步骤。会前阅读与会议相关的文字材料，有助于与会者提前领会会议精神，这样是他能带着问题和有重点的去听去会议内容。这是提高会议信息到达率和信息领会率的重要保障。2、开会时，首先由会议主持人简要介绍会议主旨及会议发言人、会议要求等。3、发言人发言。如有条件，应在会前将发言人的发言稿印发给与会人员。发言人在发言时，应尽量避免照本宣科地朗读发言稿，否则，一定会使与会者很快失去兴趣，注意力不再集