企业人事档案管理办法.docVIP

人事档案管理办法（试行） 目的 为了规范公司劳动人事档案管理工作对人事档案进行妥善保管护人事档案材料完整，防止材料损坏便于档案材料的使用 保管人 高层经理档案 人力资源总监 中基层管理人员档案 人力资源部经理 公司总部人员档案 薪酬福利专员 分支机构人员档案 分支机构人事专员 4.2管理者和员工：严格遵守和执行本管理办法。 人事档案管理程序 5.1 人事档案建立 新员工入职之日，由人力资源部为其建立一个独立的人事档案。人力资源部首先对材料 在职编号 离职编号 高层经理档案 A-工号 离A-年号-数字顺序号 中基层管理人员档案 B-工号 离B-年号-数字顺序号 公司总部人员档案 C-工号 离C-年号-数字顺序号 分支机构人员档案 D-工号 离C-年号-数字顺序号 5.4 人事资料的定期更新与维护 员工有调动、薪资调整、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。 为确保员工人事资料的有效性，人力资源部必须定期（每半年一次）向员工发出更新个人资料的通知，按员工提供的最新个人信息更新人事档案和人事数据系统。 5.5 人事档案的查阅 人事档案为密件，须合理存放， 审批权限 高层经理档案 人力资源总监 中基层管理人员档案 人力资源总监 公司总部人员档案 人力资源部经理 分支机构人员档案 人力资源部经理 （2）查阅、借阅流程 员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密，涉及到薪酬的部分由人力资源部保留。 如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行： 必须填写《人事档案借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。 借阅时间以两天为限，不得转借，拆卸、调换、复印。 归还时，由人力资源部按照人事档案目录表核对档案资料归还是否完整。 5.6 人事档案资料的复印 如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、计划生育证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事档案审批权限批准后方可调用。 如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。 5.7人事档案的保存 人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，提存人事档案或出入人事档案室必须上锁，以确保人事档案的存放安全。 无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退回员工本人。 在职员工的人事档案将一直保存；离职员工的人事档案保存期自离职日起五年。 按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力资源总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。 人事档案管理信息化 为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统（目前是人事档案数据库）。人事档案数据库必须建立严谨、安全可靠的密码设置和定期更换码，并严格按本管理办法的管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。 人力资源部必须根据人事变动情况随时更新人事档案数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。 处罚 7.1人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。 7.2公司员工有义务向公司提供详尽真实的个人资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，一经查实予以解雇，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。 7.4人事档案数据库属于公司商业机密和员工个人私隐，公司任何人员不得利用任何手段非法或私自窃取、拷贝、偷阅，否则一经查实予以解雇，并不作任何补偿。 附则 8.1本规定自二零零七年二月一日起试行。 8.2公司保留对本规定随时或定期作出修订的权利。 8.3本规定的最终解释权为公司人力资源部。 广东众森股份有限公司 人力资源部 2014-2-25 附件： 《人事档案目录表》 《人事档案借阅登记表》 《人事档案复印登记表》