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图书与档案 I■ ChinascienceandTechnologyReview 浅谈电子文件的档案化管理 张凤菊 ． 中铁十四局集 团有限公司档案馆 山东 济南 250000 [摘 要]随着信息化的到来，出现 了新的文件方式一 电子文件，这对档案管理提 出了新的要求，本文介绍了电子文件档案的概念、特 点，分析 电子文件档案管理中存在 的一系列 问题及我们应采取的对策 。 [关键词]档案管理 电子文件 问题 对策 中图分类号：G2 文献标识码：A 文章编号：1009—914x 2011 1O-0232—01 近几年，电子信息技术的飞速发展，企业呈现办公 自动化的趋 存和开发利用 电子档案的 目的。此外，对于档案管理人员来说，怎 势。使许多 日常工作可以直接在计算机和网络上办结，大量的电子文 样保证 电子档案的可存取性、可用性、可理解性，怎样确定和保 件正逐步取代传统的纸质文件。 证 电子档案 的开放年 限、保密级别，以及怎样解决跨馆利用等问 一 电子文档管理的特殊性 和发展趋势 题，都是必须要面对和解决的问题 。 ， 电子文件 ，是能被计算机系统识别 、处理 ，并按照一定格式 三，思路 与对策 存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，可以在网络上传递，并以文字、 一 建立健全规章制度，实施 电子文档标准化管理 图片等形式输出的数字代码序列。从电子文件形成的过程和特点看， 电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案 电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根 截然不同，所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准、法 据文件生命周期理论，电子文件 的归档仍应由档案部门集中统一管理。 规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归 这是 《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成 档过程中，遭受损失。制定出本单位的电子档案的管理规章和制度，对 部 门的必然选择 。 电子文件的定义、电子文件的收集范围、收集方法、电子文件 的整理、 电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件 电子文件 的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备 及电子档案管理的特殊性，并具有独特的发展趋势和方 向。 的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与 一 信息 内容 数码化 保管都作出详细的规定，制定统一的工作流程 。 电子文件是将文字 、图形、图像、影像 、声音等信息，按 电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定，只有那些对本单位工 照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输 。通过相应 的 作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存 软硬件技术还原后才能知晓。 下来。鉴定后需要归档的电子文件通过技术处理，将电子文件改为 “只 文档管理现代化 读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电 当文件制咸并进入现行阶段，文书工作人员依据文件运动周期理 子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发 论和档案标准将文件信息和有关数据输入计算机，自动转换成具有档 挥社会效用。电子文件归档后应编制归档文件顺序号，确定文件的保 案管理特征的信息资源，然后根据需要 自动形成各种形式的，具有检 管期限，打印出文件移交 目录，以便办理文件移交手续。 索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多 二 对 电子文件 的 “原始性 ”概念进行重新界定 次、多种形式输 出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础 。同 电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方 时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。 法来判断它的原始性，这就需要建立一个新的 “原始性 ”概念 。对于 三 文档 处理一体 化 一 份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或 在电子文件形成阶段，档案人 员要参与，进行指导，使产生 制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。这种 “原 的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存 ；同 始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的 时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据 原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文 形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使 件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准 用过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在使用过程中发生的各种 三 加强办公 自动化系统和 电子文件 的安全防护工作 情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对 电子文 首先要抓好信息存储载体制成材料问题 。严把