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商务信函的写法 您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 ?商务信函写作前言? 作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。 ? 商务信函的重要性? 也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？? 是的，答案是肯定的。 ? 让我们一起来看看以下的调查结果。 ?? 当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？? [参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的： ??? 供应商如何回复买家的邮件？? 供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？? 当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？? 供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？ ? 供应商如何答复买家提出的要求？?? 供应商多久做出答复？? 供应商是否愿意对产品进行修改？? 买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？ ? 供应商的信用如何？?? 供应商的银行信用记录如何？? 供应商银行帐户开立的年数？? 大致的通常收支情况？? 银行给供应商的贷款额度？? 银行对供应商的帐户情况是否满意？ ? 供应商贸易往来的信用如何？?? 合作者与该供应商的合作年数？? 供应商可承受多大的定单？? 交货是否及时？? 是否能准确地完成定单？ ? 供应商是否使用了标准质量管理认证体系？?? 比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points(适用于出口美国的海产品) ? 由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。? 商务信函的基本结构? 传统信件? 这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。? 1、信头 The heading? 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。? 通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 ? 2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date?? 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 ? 3、封内地址 The inside address?? 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。 ? 4、事由 The subject heading?? 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 ? 5、称呼 The salutation?? 指对收信人的一种称呼。? 较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 ? 6、开头语 The open sentences?? 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。? 7、正文 The body of the letter ?? 信的主体。一封信件的优劣，完全要看