20130430-157 医院OA办公自动化系统的应用.pdfVIP

2013中华医院信息网络大会征文，请勿转载 医院OA 办公自动化系统的应用 陈爱国① ①天津市宝坻区人民医院，301800，天津市宝坻区广川路8 号 摘 要 本文通过在设计、开发和应用医院网上办公系统过程中的经验，系统地介绍了面向 医院的网络办公自动化系统的功能实现及特点。实践证明，使用OA 系统办公可显著提高工 作效率，降低办公成本。 关键词 医院OA(Office Anywhere) 办公自动化 工作流 随着社会对医疗服务要求不断的提高，管理水平和服务功能的强化及发展，对医院办公 方式产生极大的推动作用。近几年，医疗行业信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定 的规模。医院要想取得更大的发展，就必须最大地运用电子信息网络技术，提高医疗管理的 技术水平，才能够创造较好的经济和社会效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。 就医院目前情况而言，在操作层面采用的信息技术比较多，比如挂号、收费、发药、门 诊/住院医生站等环节，而在管理层的应用情况，一般主要是在HIS 统计分析方面采用一些 IT 技术，而在决策层的应用是最少的，一般情况下只是简单的单机办公操作如制作文档、 幻灯片等。对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态，以作 出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏系统的通道，给医院内部人员的沟通， 业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，导致医院的医疗管理效率一直得不到 显著提高。 通过对本单位的组织结构进行分析，发现三级医院组织机构庞大，日常业务流程复杂， 随着医院医疗业务的不断扩大，科室划分越来越细，各种不同应用功能的部门也不断增加， 现有的管理模式已不能满足有效、快捷地处理医院业务运作产生的大量信息数据的需求，管 理层只有及时准确地掌握一手资料，才能做出更加正确的经营管理决策。 1 网上办公系统设计面临问题 科室多，架构复杂。作为一家三级医院，科室、部门共有几十个，层次有三四级，管理 上医生、护士、教学、科研几条线，人员有上千人，部分人员身兼多职，人员变动频繁。因 此，在OA 实施时需要解决好的一个重要问题是；如何在人力资源模块中定义好组织架构和 角色，以使工作流程转到负责人员那里，而不需要过多的人工干预，或造成信息的干扰。医 院员工因工作性质、工种不同，也导致文案工作时间不集中的问题，医生和护士都有三班倒 的情况，外科医生的工作时间更是经常变动，造成医院内、科室内人员较难集中到一起，各 种信息的上传下达、报表的报送、情况的沟通都存在障碍，统一的培训工作也不容易开展， 各种的审批请示流程未做制度化规范。 2 网上办公系统设计的目标 2.1 营造医院电子化协同办公氛围 OA 系统是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在 这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下 实现，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，OA 系统更多地承担了信息通道的 责任，它是各个部门信息沟通和共享的渠道。每个员工可以在此根据自己的权限，了解和自 己相关的工作，如上级交代的事情、自己需要完成的事情、需要和别人合作的事情或需交于 2013中华医院信息网络大会征文，请勿转载 别人完成的事情。员工同时可以在此就工作中所遇到的问题，查询专家库或在网上进行提问， 寻求帮助，最大化地利用医院资源，以提高医院核心竞争力，在医院中建立团队意识，发挥 团队精神。 2.2 综合调配医院现有信息资源，文档进行一体化管理 OA 系统把文档处理和文档归档自动 联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程，处理过的文档如需要归档，可以自动进行 归档。OA 系统提供了强大的文件检索功能，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地 进行数据库检索，获取自己所需的资料。 2.3 规范工作方法 OA 系统以工作流为办公机制，每种办公事项都有相应的工作流程，同时 各种文档进行规范化登记和处理，这种基于工作流约束的机制，带来了规范化、制度化的管 理理念，可以减少工作中人为的错误，无形中提高医院的管理水平。OA 系统这种基于工作 流的约束机制并不是一成不变的，它同时可以灵活地对工作流和人员变动进行重新设置，根 据进行调整。 2.4 完善的安全机制 安全是 OA 系统必需要考虑的。系统根据模块和用户的职务划分了权 限，从而保