浅析文书档案的信息化管理.pdfVIP

2011年 7月 中 国 管 理 信 息 化 Ju1．，201I 第 14卷第 13期 ChinaManagementInformationization Vo1．14．No．13 浅析文书档案的信息化管理 陈 亮 (廉江市人民医院，广东 廉江 524400) [摘 要]文书档案信 息化管理具备传统管理方式所不具备的优点．本文对现代文书档案管理的结构设计及功能进行介绍。 [关键词】信息化 ；档案管理；问题应对 doi：10．3969／j．issn．1673—0194．2011．13．045 [中图分类号]TP317．1 [文献标识码]A [文章编号]1673—0194(2011)13—0074～O2 随着计算机技术 的迅猛发展 ．高速大容量的档案影像管理 过程 中丢失的情况时有发生 ．文件传递 的传统手段是靠邮政系 系统已经 日渐普及 。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。 统 。传送时间受距离长短的限制。同时。文件还可能因为其他原因 为 了实现档案长期保存 、高效管理和快速查询 ．节省档案存放空 造成丢失或延误 ．给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大 间．迫切需要实施档案信息化管理 不便 而应用计算机 网络技术 ，可直接通过网络进行传递 ，大大提 1 文书档案信息化管理的优点 高了文件传递的安全性和及时性 。 1．1办公效率大幅提高 2 文书档案信息化管理存在的问题 计算机具有强大的信息处理能力 。在以往的档案管理工作 2．1 电子文件保密性受限制 中，工作人员过多地依赖于手工操作 ，要求资料收集完整、齐全 ， 电子文件的内容不仅易于变化 ．而且失去了固定的形式 ．使 避免漏写、漏抄 ；用笔规范、耐用 ，字迹工整、清楚；分类、统汁准 得文件保密性变弱 电子文件易于修改．而且改动后可以不留任 确无误，结果又费时，又费力 。在应用计算机软件之后 ．文件资料 何痕迹 ．虽然已有一些技术可防止伪造 电子文件和在 “原稿”上增 收集 、储存 、分类、统计和查 阅等环节变得十分方便、有序 ，无论 删改．但其 内容发生变化 的可能性总是 比纸质文件要大得多．从 是起草文件还是办理传递 ．都变得简单易行 而使人们感到把握其内容原貌 的困难 电子文件不再具有特定的 1．2 文件和文字信息得到充分共享 字迹 ．人们可以根据需要 以不 同的字体、字号将电子文件输 出，无 在原始的手工操作管理中．企事业单位 由于不能做到信息 法从字迹上分辨其原始性 ．而且不能为每一份 电子文件盖印或亲 共享．使得大量信息闲置在文件柜中．不仅造成资金和资源的浪 自签名 ．也就无法借助 印章或签署的字迹来判断一份 电子文件是 费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管 否为原件 以上的种种问题都对 电子文件的保密性提 出了严峻的 理后 ．档案管理 由案卷级深入到文件级 ．由单途径管理发展为体 考验 ．而且 网上窃密技术不断发展 ．进入网络 中的任何文件都再 系管理 ，由对档案外部特征 (目录 )管理到内、外部特征 (目录和 难 以做到绝对保密 内容)合并管理 ．．随着计算机 网络技术 的进一步发展 ．档案信息 2．2对档案综合管理人员要求高 与载体分离利用 ，可与其他信息系统建立互联 ．从而极大地提高 对 电子文件 、电子文件归档及其归档后形成 电子档案的管 了档案利用工作 的质量和效率