浅谈对企业档案信息化工作的几点看法.pdfVIP

· 94 · 管理科学 浅谈对企业档案信息化工作的儿点看法 高莉萍 (黑龙江省西岗齿轮厂，黑龙江 虎林 158417) 摘 要：企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。要做好新时期的企业 档案工作，企业档案工作者应立足服务，强化责任意识，提高自身素质 ，积极探索新的管理方法，升华管理理念，推进档案资源集约化、信 息化，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管~2．z-作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。 关键词：企业档案信息化；看法；浅析 1企业档案信息化建设中存在的问题及分析 强培训力度。不仅加强专、兼职档案人员的培训 ，还要加强档案形成 1．1未从系统整体利益出发，给予档案信息化建设足够的重视 部门相关人员的培训，否则没有人的正确操作与应用，再先进的技术 首先，领导重视不够。电子档案是机读档案，需要相应的软硬件 也无法体现其优越性。 支持，因此档案信息化需要大量设备、资金的投入 ，及懂技术、懂专业 2对如何搞好企业档案信息化工作的思考 的人员配备。这些都离不开领导的支持。而 目前的状况是大多数企业 通过以上分析，笔者认为要搞好档案信息化工作 ，就必须认真分 档案L|作投入较少或不足，导致档案信息化工作难以开展。 析问题所在，针对 问题找出解决方法： 再者，一些业务部门刘档案信息化工作认识不足，普遍存在这样 2．1争取领导支持 ，加强与各业务部门沟通协作，为档案信息化 一 种思想：档案信息化是档案部门和信息部门的事，和 自己没有多大 工作争取发展的先决条件 关系。实际上档案信息化是一项需要全员参与的系统工秘，档案信息 档案部门一方面要搞好 自己的T作，真正发挥为企业服务的参 主要产生于各个业务和文书处理部门，只有各个业务部门做好电子 谋助手作用，用实际行动赢得领导的支持；另一方面要多加强与领导 文件的规范化形成与及时、完整地归档，才可能使档案信息化工作有 的沟通与交流，让领导更多地了解档案工作的情况，让领导理解档案 良好的基础。 信息化建设在企业信息系统建设巾的价值所在，确实为档案信息化 1．2档案情息化工作的相关制度不完善，从而使档案信息化工作 ]二作的开展创造条件。另外，电子文件从形成到归档，跨越了多个部 的开展缺乏制度保障 门，需要各个部门的配合、协作。为此作为档案部门一方面要加强对 虽然 目前我国企业纸质载体档案有着较完善的管理制度与标 各业务部门的业务指导，使电子档案从形成之时起，就严格按档案部 准，但这是长期经验的总结，而电子档案发展迅速，这些标准的条文， 门的要求与规范执行；另一方面要加强与各个业务部门的沟通，通过 在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用 ，甚至 沟通使各个业务部门明白档案信息化工作的好坏与他们的工作分不 完全不适用。因此原来的制度与标准已不适应档案信息化的发展，应 开。反过来，档案信息化工作做好了也将极大地方便各个业务部门的 尽快出台适应电子文档特点的管理标准 、法规、制度，完善档案信息 查找、利用，提高其T作效率，从而给档案部 ¨更多地支持。 化建设的保障机制。 2．2完善电子档案制度，加大档案工作规范化、标准化建设 1．3档案基础工作薄弱，标准化、规范化工作有待加强 尽快建立和完善规范化的、程序化的、适应电子档案新特点的工 标准化是档案信息化建设的基础，通过标准将各个业务环节有 作制度，确保信息化工作的顺利开展。这些制度应能够确保电子文件 机地联系起来，并为彼此间的协同工作提供技术准则。因此档案信息 从形成、运行到归档管理全过程的原始性、有效性 、完整性，应包括信 化工作离不开档案的规范化、标准化。而 目前的状况是：企业行业标 息管理、开发、载体管理等方面的内容。主要制度应包括：设备维护及 准混乱，各 自为政，条块分割，没有统一的标淮与规范；企业各单位、 其管