电子文件管理系统的开发原则.pdfVIP

of and Electronic Principle Designing Developing Records KeepingSystem Yu Lijuan (Archives ofChina College，Renmin University 100872) ABSTRACTFocusOn theideasof ofelectronicrecords management and ofdec— development tronic records characteristi∞ofelectronicrecords system．The creationand of keeping principles and electronic—recordsare designing forwardtObediscussed developing keeping systemput by ’ relatedresearchers and systemdesigners． KEYWORDS records Electronic SystemDesign 电子文件管理系统的开发原则 于丽娟 (中国人民大学档案学院100872) 摘要论文关注电子文件的管理及电子文件管理系统的开发设计思路．首先详细地探讨了电子文件的形 成特点，然后针对电子文件在形成中可脆出现的种种问题，有针对性地挺出电子文件管理系统的开发原则， 供研究人员和系统设计人员参考。 关麓词电子文件系统设计 在讨论电子文件管理系统的开发原则之前，首先应该明确电子文件在形成过程中都有哪些特点． 只有明确了这一特点，才能够准确把握其开发原则。 一、电子文件形成特点 I、分散性 分散性首先表现在电子文件的内容、结构、背景信息存储和管理方式的分散上。电子文件是由文 件内容、结构和背景信息组成的整体．但在系统中这三部分信息却“彼此独立的方式存储和管理。以 数据库文件为例，内容即数据，以后缀为．DBF的文件名保存，而数据结构则存储在数据字典中． 文件属性中的常规信息，如文件的创建时问、修改时间和存取时间由操作系统记录和维护。 分散性还表现在同类型信息记录和管理方式的不同上。以WORD生成的文件为例，其背景信息 中，文件的创建时间、修改时间和存取时间由操作系统记录；文件的类型、文件的大小和文件的存储 位置以及文件的一些统计信息则由应用程序记录；文件的标题、作者等数据由应用程序从文件中提 取；文件的主题、类别、关键词和备注则由用户输入。 分散性不仅表现在现有文件信息存储和管理的松散上，而且一份真正的文件(rec。rds)