国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策.pdf

总第 541 期 管 理 观 察 2014 年 5 月 第 14 期 Management Observer 中旬出版 国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策 蓝玉超 （昆明公交集团有限责任公司，云南 昆明 650000） 摘要：开展档案数字化建设是 目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化 的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者在多年的实践工作中发 现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出 一些解决对策。 关键词：国有企业 档案数字化 存在问题 解决对策 随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业 的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓 信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程， 慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚 而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之 至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字 一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展 化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工 的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措， 作无法开展或进展缓慢。 也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径 1.3 档案管理系统与OA办公系统不兼容 之一。笔者从 2004 年至今一直从事国有企业档案管理工 目前，各软件公司制作的档案管理软件和 OA 办公软 作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设 件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档 面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进 案管理软件和 OA 办公软件，致使档案管理系统与 OA 办 行分析探讨，并提出一些解决对策。 公系统两者不兼容，造成不能依托 OA 办公系统实现网上 录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆 1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题 明公交公司为例，昆明公交公司使用的 OA 办公系统是电 子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠 1.1 对档案数字化建设的重视程度不够 海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能 档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传 兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下 统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至 载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电 更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面 子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力， 数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用， 工作效率低下。 有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有 1.4 档案管理人员素质不高、配备不足 得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企 档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理 业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强 水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员 的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山， 也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整 没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字 理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但 化建设了。