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关于PDM中电子文件管理方式的思考 一 柳 韬 (中国电子科技集团公司第十研究所信息中心，成都610036) 。一 ： ● 摘要：由于PDM管理系统在流程管理和版本控制上具有很强的优越性，所以越来越广泛 的被各个企业采用，随之而来的是产生了大量的电子文件。新的管理系统和新的管理对象 …的出现，对档案管理部门提出新的要求。为了适应新的管理需要，对关于PDM中电子文件 ’ 的管理方式经行了思考，提出如下一些看法和观点。 关键词：PDM系统；信息化；档案；电子文件。 国家信息产业“十五”计划中指出：通过大力发展和广泛运用信息技术、网络技术，以信息化 带动工业化，实现工业化和信息化对经济增长的双重推动，促进生产力的跨越式发展。近年来国家 档案局加强了对档案信息化的规划、指导和管理工作；要求以档案信息化推动档案事业的发展，实 现档案工作与社会技术进步的同步协调。 当前企业信息化的进程也呈现出较快态势企业信息化的全面开展，产生了大量的数字化文档资 料，这些资料的收集、整理、鉴定、归档、编研、检索、保存、利用等，将对传统纸质档案的管理 流程、方式、方法带来革命性的变化。以本所情况为例，PDM(即产品数据管理，是管理与产品相 关的信息和过程的技术)．系统已经进入：二期工程，其电子文件的归档和管理，以及后续的基于PDM 的档案、制造、装备、检验协同管理是档案部门即将面临的新的工作对象。 在经过充分调研和参考国家有关电子文件管理的标准．规范的基础上。结合本单位PDM系统建 设实践，对企业PDM系统电子文件的归档和管理方面提出一些看法。 一、．设置电子文件归档与管理模块 1．在PDM系统中实现电子文件归档与管理功能 ． 根据《电子文件归档与管理规范》(6B／T18894．2002)、《电子公文归档管理暂行办法》、《国家 档案局2003年第6号令》及相关文件和标准的要求，企事业单位在自身活动中产生的大量电子文件 必须按标准规范向档案部门移交归档，由档案部门对电子档案实行统一管理。参考中电集团兄弟单 位PDM系统中的档案管理实施模式，‘得出观点：应在PDM业务系统中进一步强调电子文件归档与 管理功能，保证企业产品电子文件的原始性、真实性、完整性和变更的历史情况，同时参与到对生 产现场图纸管理的版本控制。 2．工作程序及要求 (1)电子文件的监督管理 在这个部分，延伸档案部门的管理范围，在事实上是让档案部门参与到了对预立卷的管理，能 很好的参加到对半现行状态的文件控制和管理，对未来的相关管理提前做部分介入工作。 、r 在PDM系统中，档案部门按照计划随时在各自负责项目的目录和地址中查看该产品的产品结构 树或者其分支中文件的完整性情况．或者按照相关基线完整性情况，如发现问题及时反映到文件形 成部门或者科技计划部门，要求设计部门补充或修改相关信息，以保证该产品结构树所包含的信息 92 晃整。 这环节能高效的保证来来对单份技术文件、设计图纸检索、利用．借阕和复制等提供方便。避 免很多企业在实施PDM初期出现的检索、利用．借阅和复制管理低效率或不能有效控制的状态 (2)电子文件的接收归档处理 电于文件的接收归档处理是档案部门的主要r作对象，是继承前端的监督到为后期的信息利用 服务的基础。 对研制项目：经过档案部门检查合格的电子文件、基线、配置积累一段时间到某些阶段，如： 方案论证韧样、正样、设计定型生产定型，结束后，南档案管理人员将相关墓线(禽变更前后 的基