03内外部沟通控制程序.docVIP

目的建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供、员工、公司和的共同发展。适用于与本公司整体运作有关的内外部信息沟通的管理依ISO9000：2005及ISO/TS16949中的术语。责各部门负责范围内的内外部信息收集和整理。 质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 工作程序沟通内容（信息）的分类 外部信息 与产品质量有关的外部信息 顾客、、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息标准类信息动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息的质量信息及投诉等外部与产品质量相关的各类信息。 与公司管理相关的外部信息 政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等 市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息 与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。 内部信息 质量体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等 员工对有关产品质量的建议和意见等 公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况 员工有关公司内部管理的建议和意见等。 信息的收集 信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级： 一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据，用星号进行标识； 二级数据为不重要但紧急的数据，用进行标识； 三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门进行标识。 沟通 会议沟通 会议计划 例行性会议 临时性会议 会议管理 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人），迟到、早退者须向主持人，取得谅解及同意。 会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。 主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。 会议决议的实施情况，应作为下次会议议题之一。 会议纪律 与会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项； 在发言人没有结束发言之前，其它人不可无礼貌打断； 与会人员根据主持人安排的顺序发言； 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行； 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间； 会议中途需离席时，需向主持人说明； 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。 会议决议追踪落实。 会议结束后，由会议根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发会议录或会议纪要，并分发相关部门或人员。 签发会议纪要的，由会议指定专人对会议纪要相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果。计划、报表、报告通告沟通 其它沟通形式沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进控制程序》。 沟通内容（信息）的归档与保存 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按 《记录控制程序》执行。 文件《纠正和预防措施控制程序》 HF-QP-33 《文件控制程序》 HF-QP-01 《顾客满意度控制程序》 HF-QP-26 《持续改进控制程序》 HF-QP-32 《记录控制程序》 HF-QP- 记录： 《信息反馈单》 HF- QR-03-001 《联络单》 HF- QR-03-002 《会议签到表》 HF- QR-03-003 《会议纪要》 HF- QR-03-004 《督办单》 HF- QR-03-005 --------------------------------------本文件由管理部提出，负责解释并纳入考核。------------------------------- 荆州市恒丰制动系统有限公司 内外部沟通控制程序 文件编号：HF-QP-03 版本：A/0 第2页 共3页 ISO9001：2008ISO/TS16949：2009 荆州市恒丰制动系统有限公司 内外部沟通控制程序 文件编号：HF-QP-03 版本：A/0 第1页 共3页 ISO9001：2008ISO/TS16949：2009