书店管理系统如何实现库存准确.doc

窗体顶端 首页--广智观点-信息化如何成功 书店如何实现库存准确 作者：黄为东（广智科图软件有限公司总经理） 书店电脑应用必须基于库存的准确，如果电脑库存不准，连简单的库存预警都实现不了，诸如现金流控制等高级应用就更无法实现。库存准确是提高电脑应用层次的基础，如同健康是持续发展事业的基础。 在中等规模以及发展迅速的书店， “库存不准”或“库存亚准”（即大部分准确，少部分不准确）问题普遍存在。由于这些书店对电脑的依赖较大，“库存不准”或“库存亚准”严重影响其业务工作，给书店经营带来不少隐患。“库存不准”问题，不但刚开始应用电脑的书店会遇到，在有些已经应用了好几年的书店，仍然无法得到解决。 究竟是什么原因导致书店电脑库存不准确或亚准确呢？究竟怎样才能使电脑库存准确呢？要弄清楚这些问题，首先要理解库存在电脑中究竟是什么。 和大多数人的想象相反，库存不是原始数据 在电脑系统中，库存不是原始数据，而是根据原始单据和期初库存得到的计算值。电脑的计算是很机械的，只要期初库存和原始单据是符合实际的，库存就一定会计算准确，甚至用数据工具把库存弄乱，只要期初库存和原始单据都在，经过重新计算后库存仍然会恢复正确的数值。 明白了这个道理，就很容易理解为什么书店的库存不准：这些书店电脑中的期初库存或者原始单据不符合实际。 库存不准多数是由管理或使用上的漏洞造成的 如果某个书店库存数据与实际情况不相符，我们可以肯定地说，它的电脑中期初库存或者原始单据一定存在问题。造成问题的原因通常是管理上的漏洞或者使用不当，根据我们的统计，两者比例大约是7：3。 在大部分情况下，只需检查那些库存不正确的品种的进货历史、销售历史、退货历史和期初库存，就能发现库存不准的原因。这些品种的原始记录往往与实际业务值不符：缺漏、重录、数量录错、期初库存不对……通过逐一分析这些错误，可以发现很多管理或使用上的疏漏。1）常见的管理漏洞包括： 零售店没有对重号书进行唯一编码（最常见，至少导致15%的品种库存不准）； 手工单没有及时补录进电脑（最常见）； 录入数据或修改数据缺乏复核（常见）； 连锁交换控制不严导致数据迟交漏交（常见）； 经营人员作弊性删改数据（近来发现多起，我们已提供特殊的数据查验服务，帮助企业主进行检查）；2）常见的使用不当包括： 盘点失误导致期初库存不准（最常见）； 失误的备份及恢复（常见）； 没有及时备份数据导致电脑故障后只恢复部分数据（常见）； 失误的数据删除。识别“假象库存不准”，立即解决问题 因期初库存和原始单据不准确产生的电脑库存与实物不符，属于“真正的”库存不准，一般要等下次盘点才能纠正，而且纠正后必须做到管理和使用规范才可以保持库存始终正确。 还有一种“假象的”库存不准，它是由于系统环境或程序漏洞等外因造成的，只要原始数据准确完备，那么纠正环境后重新计算的库存，就会恢复准确。 如果书店遇到的是“假象库存不准”，只要与软件公司配合，解决起来是很容易的。 常见的“假象库存不准”有：1） 计算库存的过程中由于程序环境或操作环境导致的计算出错（例如，如果用户在服务器上不适当地安装客户端软件，有可能影响其他工作站在服务器读写数据），只需要纠正程序环境或者改变环境，再进行“库存重算”或“数据效验”之类的操作，就可以将库存恢复正确数值。2） 某张报表的某个地方有错误。软件商修正错误、更新程序后就可解决。通常软件商发布的升级版本都纠正了一些过去版本的错误，因此如果有可能，应定期登录软件商的网站，及时下载升级程序。利用财务手工帐，核对电脑库存准确性 广智有句应用口诀叫做“财务复核参与深”。财务部门的参与，对电脑应用既是监督，也是补充。 我们建议书店财务人员形成对库存码洋进行进销登记的习惯。这样即使不依赖电脑，也可以随时知道实际的库存码洋余额，让管理者心中有数；财务手工登记的库存码洋余额是最准确可靠的数字，可以反过来检验电脑库存的准确性、检查电脑部门的工作水准。大致的做法是：1） 财务持续记录各仓的进、出码洋，以及库存码洋余额。 此库存码洋余额就是真实的实物库存情况，可以用来检查电脑库存的准确程度，并且当电脑库存由于某些原因失真时，管理层能够继续对本店的库存保持认知和控制。2） 财务对电脑数据进行“累积指标的勾稽” 财务通过各部门上缴的汇总数，长期记录各仓的进、调、销、退、存数据。每月统计较长时间的数据（例如某仓过去6个月的调入数据），与电脑统计值进行核对。如果数据一致，或者每次核对的数据差值始终稳定，即表明相关的原始单据未受到修改、添补、删除。通过定期进行手工汇总数和电脑数据的核对和登记，可以确保本店的历史数据准确完备。用最谨慎的态度对待盘点 准确的盘点是库存准确的开端。很多书店都十分重视盘点，认真地安排整个盘点过程，遗憾的是，每年都有些