完善高校资产与设备档案管理机制的探讨.pdfVIP

骧诗 口 江苏第二师范学院汤红霞 摘要管理机制是决定管理功效的核心问题。本文从健全管理体制明确职责分工、采取合理分类和现代化管理手段、加强队 伍建设等三个方面提出高校资产与设备档案管理的策略。 关键词高校资产设备档案管理机制 高校资产与设备档案是高校资产与设备管理活动中直接形成 案，资产与设备档案由部门收集齐全并整理立件组卷后，在资产与设 的、真实的、客观的原始记录。资产和设备档案真实可靠、收集完整、 备档案资料室妥善保管、有序存放，随时提供快捷查阅及参考和决策 存放有序、利用便捷，才能为学校资产、设备及实验室管理提供及时、 支持，方便有关材料的及时补充更新，三年后移交档案馆统一管理。 准确、全面的相关信息查询、分析和决策支持。然而，高校资产与设备 3．第三层：大型精密贵重仪器设备使用部门，要负责设备13常管 档案管理普遍存在管理意识薄弱、规章制度不健全、分类不统一、收 理与档案归档同步进行。(1)设备静态档案管理。从资产预算、采购计 集不完整，存放不规范等等，这些都与资产与设备档案管理机制不完 划、开箱验收等全过程所产生的静态档案资料的整理归档。大型(价 善有很大的关系j管理机制，即管理系统的结构及其运行机理，是决 格在2万或5万元以上)设备开箱时，资产和设备管理部门、设备使 定管理功效的核心问题。笔者结合高校资产与设备档案管理工作实 用部门和档案管理人员共同进行开箱验收工作，合格后办理固定资 际，研究探讨完善高校资产与设备档案管理机制的有效对策。 产。然后由设备使用部门将设备采购—计戈0、项目审批报告，采购合同， 一、健全管理体制．明确职责分工，完善高校资产与设备档案组 开箱验收记录，包括开箱验收的原始技术文件资料、装箱单、保修卡， 织管理机制 以及在调试过程中形成的测得的技术参数、设备实际达到的性能指 高校必须高度重视资产与设备档案管理工作，建立“统一领导， 标、设备安装调试记录、精度检验记录、验收移交书等归档，按固定资 分层管理，责任到人”的三级管理体制，完善各管理层的设置、各管理 产编号排序存放。(2)设备动态档案管理。大型精密贵重仪器设备使 层职权的分配，使各管理层职责明确、相互协调，有效管理。高校资产 用到处置过程中产生的动态档案资料要及时记录并归档。根据设备 及设备档案管理应形成以下三层管理模式。 及档案管理的规范和要求，落实责任人，保证大型精密贵重仪器设备 1．第一层：学校档案馆，负责统一组织管理。统一制定相关管理 档案和相关资料，如：设备的使用及时记录，培训的人员数，用于教学 细则与规范，明确各管理层档案管理职权的分配，将档案管理纳人学 实验项目、科研课题、社会服务项目记录．使用维修登记本，报废、处 校计划和规划，纳人管理制度，纳入有关人员的职责范围，实现档案 置申请、记录等完整归档，(3)健全设备档案目录。一方面可以随时提 布置、检查、总结、验收工作一体化。要负责有关政策法规的上传下 供有关设备信息查询服务，保证设备处于良好的技术状态，满足教学 达，定期或不定期组织档案管理人员学习与培训，有效组织、协调、指 科研需要；另一方面提供大型精密贵重仪器设备档案信息．为实现资 导、检查二、三层高校资产与设备档案管理的有关业务活动．使专职 源共享服务，充分发挥大型精密贵重仪器设备使用效率。 和兼职档案管理人员按章办事，实现学校档案精细化、科学化管理。 二、采取合理分类和现代化管理手段。完善资产与设备档案管理 2．第二层：资产与设备管理职能部门，负责资产与设备档案的部 科学管理机制 门立卷归档等工作=(1)专人负责。资产与设备档案专(兼)职管理人 1．根据高校资产与设备管理特点，设置科学、合理的高校资产与 员．在每年年初要根据各岗位职责分工情况和文件材料形成规律，根 设备档案分类纲目。分类是档案整理工作的核心内容，是保证整理质 据资产与设备档案分类办法和归档范闱，按组卷归档要求，预设档案 量和科学编目的基础。加强高校资产与设备档案管理，档案分类是关 盒或资料册，分发到有关岗位，使有关人员能及时将处理完毕的文件 键：《高等学校档案实体分类法》分有十大类目，其中跟资产与设备有 材料“对号入座”，并定期收集整理j(2)岗位立件。要明确规定每