电大办公室实务(设计.docVIP

（设计题） 1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 答：电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里公司印章放入办公桌带锁的抽屉内墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划4)预订食宿5)迎接来宾6)商议日程7)安排会谈8)陪同参观(9)送别客人(10)接待小结(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻(4)地点:(具体在几楼几号会议室))议题(或者议事日程)(6)主办者的联络处,电话号码等(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合4)主持人负责引导,组织,可不做记录(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松(1)要替搭车回去的人安排车子(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁÷8) 。(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) 。(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时。(5)n——参加会议人数为50人(46+4)。(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)。(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元) 8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码(3)为商务洽谈收集资料(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签(6)安排差旅费(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡