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固定资产投资项目 设备档案管理方法探讨 中国船舶重工集团公司第七O--研究所岳江君殷欣 [摘要】工艺设备是固定资产投资项目的重要组成部分，设备档案管理是设备管理的重要内容，本文依据国家 有关管理文件的规定和要求，结合笔者自身的项目档案管理工作实践，从规范设备管理流程、明确设备管理 部门职责、设备档案节点收集控制、设备档案档号编制规则及设备档案管理的经验体会等方面，探讨固定资 产投资项目设备档案管理的方法。 工艺设备是固定资产投资项目的重要组成部 生的全部资料，均由项目负责人来负责归档，这种归 分，设备档案管理是设备管理的重要内容。设备档 档方式从某种程度上来说也符合“成套性”的原则。 案记录了每一台设备从计划选购、购置入厂、安装调 项目负责人会参与整个项目的实施，每一份设备资 试、运行及维护保养、检修维修，直至淘汰更新和报 料的产生，项目负责人都是知悉的，只有项目负责人 废处理的整个过程，它包括设备设计文件、性能参 对设备实旖整个过程中产生的全部资料最熟悉，因 数、使用说明、电气原理和安装接线图等各种数据资 此由项目负责人来负责全部文件的归档也是最合适 料。随着科技的快速发展和进步，以及近年来固定 的。 资产投资项目的日益增加，各种先进的设备和仪器 二、设备档案文件材料节点收集 被大量采购和使用，各类设备的技术水平也在不断 每台设备实施过程均较为漫长，且一般情况下 提高。在这种环境条件下，如何更好地建立和管理 建设单位同时实施的设备有很多台套。作为设备档 设备档案以满足日趋严格的验收检查及设备自身的 案管理人员，要保证设备档案文件材料收集的完整 维护、使用就显得尤为重要。 性、准确性和系统性，就必须有一套较为便捷、有效 一、规范设备管理流程、明确设备管理部门职责 的设备档案管理办法。 从设备仪器的整个生命周期来看，大致需经历 1．抓主要节点 前期方案设计、设备选型、论证、询价洽谈和招投标、 设备实施过程中一般会经历设计评审、合同评 确定供货方并签署合同和技术协议、开箱验收、安装 审、合同验收会等几个主要节点，设备档案管理人员 调试、测试验收、运行维护等各个流程和环节。整个 可以通过参与这几个节点工作，一方面进行节点资 生命周期历经的时间较长，需要办理的程序很多，每 料的收集和质量把关，另一方面也可以了解设备实 个程序由哪个部门来承担，怎样办理，会产生哪些需 施的进展情况。 要归档的文件，这些归档文件由谁来负责归档等等， 2．抓关键节点 都必须要规范、明确，这样项目负责人在设备实施的 无论是外购标准设备还是定制非标设备，所有 过程中才能了解和明白该执行哪些程序，才能大大 的设备均会产生合同或技术协议，设备档案管理人 提高工作效率，提升设备档案的归档率和有效性。 员在参加合同审查时，应该严把合同关，对每一份合 从实际工作各类归档方法的尝试中总结发现， 同要求设立专门的“技术资料要求”条款，明确乙方 “项目负责人负责制”的归档方式是最有效的。所谓 需要提交的文件材料清单、份数及介质等要求。这 “项目负责人负责制”就是对于设备实施各个阶段产 样既避免了后期相互扯皮推诿现象的发生，又从一 万方数据 定程度上保证了设备档案的完整性。 只需要检索出大流水号就能到库房快速定位到此卷 3．严守合同验收关 档案，方便快捷，调卷、插卷效率大大提高。 设备合同验收会是合同执行的最后一个阶段， 四、设备档案管理的几点心得 所以一定要严格把守。退一步说，单位内部产生的 笔者在日常工作实践的摸索中总结出了对设备 文件有不合要求的地方，后期还是有整改到位的余 档案管理的一些心得体会。 地，但是对于乙方单位需提供的资料，如果不在合同 1．我们所面对的实际工作以及具体情况是千变 验收会上把握住，合同款付出去了，就失去了主动 万化的，因此针