担保公司客户档案管理实施细则.docVIP

湖南省鸿星融资担保有限责任公司 客户档案管理实施细则 ? ? 一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。 二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。 三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。 （一）客户档案管理由总经理制定专人负责。 （二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。 四、 档案的整理与移交 （一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人； （二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐； （三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）； （四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码； （五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后； （六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认； （七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认； （八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。 五、重要权证资料的移交 （一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件； （二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认； （四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存； （五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。 六、档案的借阅 （一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准； （二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐； （三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员； （四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。 七、本实施细则自颁布之日起执行。?????? ? ??????????????????????????? ???? 附件一：档案清单 附件二：档案资料出借单 ? ? ? 附件一： 档案清单（根据客户具体情况增减） 第一部分：立项审批资料 个人/企业贷款申请表 贷款审批表 财务咨询服务协议 项目调查资料 贷款调查报告 第二部分：重要合同、单据、承诺 借据 个人借款抵押/担保合同） 保证合同 借款合同 最高额抵押合同 借款企业股东会决议 展期协议 展期审批表 第三部分：企业证照及其他资料 企业法人营业执照 企业工商注册登记资料 组织机构代码证 税务登记证 开户许可证 贷款卡 其他证件：特殊行业的其他证件 相关协议、合同上签字人的身份证复印件 公司章程 验资报告 财务报表 审计报告 纳税申报表 借款企业其他资料 第四部分 重要权证： 国有土地使用证 房屋产权所有证 他项权证 其他抵押证件 ? 附件二： ? 档案资料出借单 ?????????????????????????????????? ? 编号： 资料名称?案卷文号?借阅单位?借阅人?借阅目的?出借日期?出借期限?批准人?经借人?? ? ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 回????