《办公室管理0930》.pptVIP

二、办公室的基本功能 （一）办公室特定功能的形成 1.社会组织的内设机构分为三种类型 第一类是领导机构也称首脑机构 第二类是职能机构，就是具体完成组织中的各项目标的执行机构。 第三类是辅助机构。（辅助机构大体有三类：一是综合性辅助机构，各级各类办公室就是最具代表性的综合辅助机构；二是专业性辅助机构，如人事、财务以及其他专门事务机构；三是后勤保障机构.） 补充：办公室机构设置的基本原则 目标一致、职责权一致、效率、依法设置、精简、层次管理原则。 办公室具有组织的基本特征： 1.分工明确； 2.职责权相一致； 3.与母系统的性质、目标相一致。 办公室除了设立处理日常事务的机构外，还需要设立一个“参与政务”的组织机构，为领导决策当好参谋。  （二）办公室的基本功能及其特点 A基本功能 1从社会组织的整体看，办公室是管理工作的中心，处于枢纽地位。 2从社会组织的结构看，办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。 3从社会组织的外部看，办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位。 办公室作为单位的综合部门，一般不直接参与各项具体业务工作，但它发挥着承上启下、协调左右、联系内外的服务纽带作用，又有传递信息、研究方针政策，辅佐领导决策作用。领导者要依靠办公室指挥全局，推动各职能机构的运转。 B.办公室基本功能的特征 1、 综合性。 2 、程序性。(制定发展规划-建立组织规则-落实权责体系和工作制度-结果监控、评估、总结） 3 、终局性。（只是面对本组织的内部活动） （二）办公室管理的内容 办公室管理是指办公室围绕其所在的社会组织的总目标，按照一定的原则、程序和方法，做好服务工作的过程。 一、与秘书学的关系(秘书学是办公室管理理论一个重要组成部分） 二、与行政管理学的关系（重要组成部分） 三、与公共关系学的关系（运用了公共关系学的一些基本原理）  第二章 管理环境第一节 管理环境概述 一、组织的管理与环境的关系 1.环境提供管理资源（人、财、物、信息等） 2.环境制约管理行为（客观条件会制约人的管理行为） 3.环境表征管理成效（从一个城市环境可以看出政府管理的成绩和不足） 4.管理对环境的适应与反应（人要发挥主观能动性，积极适应环境变化） 5.管理对环境的优化与干扰（人的行为会促进环境优化，也会破坏环境） 第二节 办公室管理的环境维度 一、办公室的职能环境 办公室的职能环境是指决定办公室职能(功能）实现的环境因素 （一）职能环境中的宏观因素 1.社会环境：即国情 2.管理体制是办公环境的核心内容（补充政府管理体制的内容） （二)职能环境中的微观因素 职能环境中的微观因素是指办公室与其他部门之间形成的上下左右关系及其作用形式。（如建立信任、和谐的各个部门的职能关系） 二、办公室职能环境的优化 （一）优化标志 1.环境信任度 2.环境谐振度 （二）优化条件 1.树立明确的职能环境意识（观念先行） 2.提高办公室人员的素养是优化环境的关键 第一节 办公室工作条件的改善 一、办公室工作条件及其基本要求 （一）办公室环境及其管理 1.传统意义上的办公室环境分为软环境和硬环境两种。 软环境包括办公室的工作气氛，工作人员的个人素养，团体凝聚力等社会环境； 硬环境包括办公室绿化环境、办公室空气环境、办公室色调环境、办公室灯光设计环境、办公室声音环境等外在客观条件。 办公室的硬环境（物理条件） 办公室的硬环境：空气（冬天20-22度，夏天23-25度，相对湿度40-60度之间）、光线（采光好，亮度适中）、颜色、绿化（办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。）声音（理想声强值20-30分贝）、设备（适当更新设备）、安全环境（ 防盗?、防火、防止意外伤亡） 颜色 普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。 会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。 走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。 休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。 私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。 地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。 办公室的软环境（社会条件） 软环境包括： 1.人际环境（目标一致，行动统一、凝聚力强） 2.气氛环境（和谐、和睦,良好的心境，注意培养人员宽容开朗的性格，形成人员间的合作精神和团队精神，保持办公室健康文明的氛围） 3.工作作风（严谨） （二）.办公室工作条件的基本要求(环境管理的原则） 方便 →舒适、整洁→和谐统一 →安全。 二、工作场所的安排 （