《办公室管理规定》.docVIP

文件編號 MP-12 有限公司 制訂部門 管理處 版本 1.0 辦公室管理規定 制訂日期 2010/10/7 頁次 1/8 修訂日期 一、目的：為規範辦公秩序，嚴格工作，提工作效率，使所有職工養成良好的工作習慣，從而形成辦公室優良的工作氛圍，特規定。 1. 工作時間： 1.1 遵照相關規定實行每天8小時工作制，上午8：00~12：00，下午13：00~17：00 1.2 每週工作日為週一至週六，周日休息。 2. 電話： 2.1 總機處電話僅供接轉公司各分機電話，一般情況下，不得用作通話之用，以免影響外線電話的轉接(特殊情況例外)。 2.2 總機之電話在接轉外線電話時，一般情況下只准接轉公事或業務洽談等，私人電話不予轉接(特殊情況例外)。 2.3 各辦公電話為工作需要設置，僅供工作之需，禁止用電話閒聊或與工作無關之事上班時間不允許打私人電話違反，第一次口頭警告；第二次記警告一次；。 2.4 非工作需要使用外線電話先呈報經理級以上人員，經核准後方可使用，否則記小過一次處罰。電話鈴聲響時，負責接電話人員應主動接，第一句講您好接話人員不在座位或離電話較遠，其他人應主動上前接電話，不能讓電話空響三聲以上。轉接電話：如轉接對象正在接電話或出席會議或會見，則應問電話對方何人何事，告轉接是否方便接聽，如不便接聽應以委婉語氣告知原因或請稍後再撥入或後由轉接回撥電話。電話禮節：接聽電話一定要注意禮儀、語氣，要多說請 對不起，即使對方語氣不佳或撥錯號碼，也不得損害公司形象如有違反或有人投訴記警告一次。電話交談儘量使用普通話，如有必要使用方言，接聽人員有向主管說明通話內容、對象的義務。 2-1. 撥打、接電話電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前接聽電話通話時先問候，並自報公司、部門對方講述時要，並記下要點未聽時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自再放話筒因不遵守通話禮儀，遭致賓客投訴的，處以記警告一次處罰。 通話簡明扼要，不得在電話中聊天，對隨意利用電話聊天者，處以記一次處罰。文件編號 MP-12 有限公司 制訂部門 管理處 版本 1.0 辦公室管理規定 制訂日期 2010/10/7 頁次 2/8 修訂日期 2-1.3 對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，並馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先將對方所談內容簡明扼要告訴接收人。對工作不負責任，遭致賓客投訴的，處以記小過一次處罰。 工作時間內，不得打私人電話違反者處以記小過一次處罰。. 傳真機使用：.1 員工不得使用傳真機發送個人資料，如有違反第一次記一次；第二次記一次。.2 傳真機不准撥出電話（特殊狀況例外）。.3 員工有需要傳真，須先向部門主管申請並由傳真保管人員代為發送傳真.4 員工有傳真時，由傳真保管人員代收轉發至。. 電腦： .1 公司電腦已根據工作或業務需要分配到相關人員使用，其他人員包括賓客所屬之驗貨員均按相關規定使用，未經允許，不得私自使用他人電腦。 .2 會計、人事、報關等人員電腦，任何其他人員不得私自使用，特殊情況先呈報經由相關人員呈副總核准後方可，違者。 .3 公司配置一台專供賓客使用電腦，任何人員未經許可或賓客等要求不得私自使用，違者。.4 所有辦公室人員一律按規定或指定使用的電腦從事工作，無關人員不得以任何理由串用，違反者，每次對電腦人處以記小過一次處罰，無關操作人員記過一次；造成設備損壞由使用人照價賠償。 .5 不得用電腦上網，製作私人資料、文件、E-mail等，違者處罰。 .6 不得用電腦進行娛樂（如播放音樂）或遊戲等，違者處罰。 .7 電腦使用人員或電腦維護人員，應遵守公司的保密規定不得利用電腦竊公司機密文件、資料等，違者處罰情節處。電腦人員應愛護各種設備，降低消耗、費用，對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作，未及時報告、影響工作者，每次記一次處罰。.9 所有的電腦維護由電腦維護員專職負責，電腦的日常清潔清理由負責。 .10 電腦系統的室任何人不得擅自進入，如工作需要須經上級主管許可。依照《保密制度》規定條款予以。. 空調設備使用： .1 空調設備一般在夏、秋季開放，在室內溫度未達到27°C以上時禁止使用。文件編號 MP-12 有限公司 制訂部門 管理處 版本 1.0 辦公室管理規定 制訂日期 2010/10/7 頁次 3/8 修訂日期 5.2 空調開放時，設定溫度以2°C -25°C 為宜，風速以中適度。 .3 非辦公時間嚴禁使用空調，違者。.4 空調的日常維護由工務課負責，管理處總務主導，日常清潔由清潔工負責。 .5 空調開放時，嚴禁抽煙，違者處罰。 . 影印機使用： .1 影印機由文管管理、保養、維修，嚴禁其他人員使用特殊情況例外。保養包括添加碳粉、清潔與擦拭，購買碳粉