《如何当好办公室主任》.docVIP

如何当好办公室主任 主讲：张定安 学员朋友，大家好。我是中国行政管理协会的研究员，全国政府绩效管理研究会秘书长张定安。今天我和大家共同探讨一下如何当好办公室主任，关于这个专题我计划分两部分讲。第一部分主要讲四个方面的内容：第一，概论，主要是讲办公室，办公室主任和管好办公室主要的一些方面。第二、树立服务理念，增强责任使命。第三、找准职责定位，当好参谋助手。第四、强化综合素质，发挥综合效能，这是第一部分要讲的。第二部分讲的是勇于实践探索，掌握工作方法；认真履行职能，讲究工作艺术。 1、办公室主任的责任使命、职责定位及综合素质。 1.1 概论 一、办公室的职能和作用 办公室是各单位内设的综合性的行政机构，它担负着协调本单位业务处室之间关系的任务，以保障各部门灵活高效运转，可以用参与政务、协调业务、管理事务来概括其重要职责。办公室既承上启下，协调左右，又联系内外，传递信息，研究政策，辅佐决策。可以说是事关全局的决议，领导的各项指示、批示都要在办公室的协调，督办下落实。所以办公室和办公室的灵魂人物——办公室主任直接关系着一个单位的正常高效的运转，党的几代领导人历来对办公室工作高度重视，曾做过许多重要的讲话。各级政府部门，各个部门，各企业事业单位也是按照很高的要求选拔任用办公室主任的。 二、办公室主任的重要性 办公室主任非常重要，为什么这么说呢？办公室主任是为领导办事的“腿”，为领导想事的“外脑”，要从领导的角度周旋于上下，素质要求高，压力大，其工作质量的好坏直接影响着党和国家的大政方针在本单位的贯彻执行，直接关系到部门工作的开展。 三、当好办公室主任的几个主要方面 如何当好办公室主任，如何把工作做到位是每一个办公室主任关心的问题，也是每个领导关注的重要事情。可以说，小小办公室主任位置和作用举重轻重。当好办公室主任我想有这么几个主要的方面，办公室主任处在承上启下，沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊任务，具有十分重要的作用。面对新的形势和新的要求，新的挑战，如何当好“对上的秘书，对下的领导，对外的单位大管家，对内的单位牵头人”的角色呢？我认为应该从以下这些方面来进行一个考虑。 一个就是思想观念、精神状态、工作作风、思路举措、工作能力、体制机制这些方面，总括起来我想是可以是这样的，在解放思想的基础上提高认识、强化服务理念；在找准定位的基础上明确重点，当好参谋助手；在不断的总结中掌握技巧，增强协调配合；在努力学习基础上提高能力，提高管理效益。这部分我就主要讲的可以说是对办公室工作和办公室主任工作有一个基本的认识和判断，下面和学员朋友们一块儿交流一下如何当好办公室主任。 1.2 树立服务理念，增强责任使命。 一、强化服务理念 当好办公室主任，第一点我总结是树立服务理念，增强做好办公室的责任感和使命感。新的形势、新的任务对办公室工作提出了新的更高的要求。为适应新形势，新任务、新要求，必须树立“办公室就是服务部，办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务”的新理念。可以树立服务理念，办公室主任要围绕这个服务理念我觉得要做好三方面的准备，我把它概括成三有的准备，哪三有呢？ 二、做“三有”主任 （1）有责任意识 办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。比如，编发信息、传阅文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关全局，耽误了就是大事，就会贻误工作。可以说高度的责任心是做好办公室工作的前提，作为办公室主任必须保持高度负责的精神，一丝不苟的态度，严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作，不让工作在我手上延误，差错在我手上发生，以实现零距离服务和零差错服务，保证全局工作正常的运转。 （2）有真诚情感 就刚才在定义办公室主任的职能的时候，办公室对外是大官家，大管家是什么？就是一个单位的代表，对外要热诚，对来单位办事的人要热情的接待，礼貌待人。杜绝“脸难看，话难听，事难办”的现象。对内要真诚，为什么呢？刚才也定义了，你是内部单位的牵头人，大家在一起共事是事业的需要，也是一个难得的缘分，要互相关心，互相爱护，互相帮助，互相理解和互相尊重。要在办公室里着力营造一种团结和谐，温馨融洽的氛