《第三单元办公室事务管理》.pptVIP

* * * * * (4)美化办公室环境 ①办公室的绿化 绿化可以美化环境，还可以改办公室 的小气候，产生良好的视觉效果。 ②办公室的装饰 不宜有过多的装饰品，可以适当的悬 挂一些有品味的油画及工艺品。 ③色彩的搭配 基调应统一，反差不要太大。 （5）维护办公室环境 秘书人员维护办公环境主要包括三个区域： ①个人工作区域 秘书人员自己的办公室以及用于个人办 公的设备和用品。 ②领导办公区域的环境管理 ③公用区域的环境管理 （6）办公室安全管理 秘书人员应从保证办公室的人、零用现金、 办公设备和信息的安全四个方面进行。 ①人的安全管理 ●隐患：臭氧和电磁辐射的危害 ●措施 ②零用现金的安全管理 ③办公设备的安全管理 ④信息的安全管理：文件安全和档案安全 （7）办公环境突发事件处理 办公区域可能发生一些紧急情况，如火灾、 人员受伤、人员突发疾病等。 应对火灾的措施： 立即拉响警报铃，进行疏散，所有窗户、门、 以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延，疏 散时不应该用电梯，根据火的情况选择相应 设备灭火。 4、作业 设计题：小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 答案：电话 放 在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边 新 文 件 夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条 各 种 笔 、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里 公 司 印 章放入办公桌带锁的抽屉内 墨 水 放 置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 第三节办公室日常事务管理 案 例 天地公司管文书收发的初萌，一贯严格执行交接手续。一天， 经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外 来公文。但是，在启封，登记过程中，她发现有一份属某单位 的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作中遇到的第一次， 她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机 密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。后来她将此事报告办 公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。 分 析 机密文件不能按普发文件的发文的渠道发送，更不能混装普通文件中。上述出现的情况。更是不允许的。一些办文人员，不熟悉文书处理有关规定，或以为这项工作属简单劳动，往往在一些具体环节上出差错，结果酿成事故，甚至产生严重后果。如果初萌将机密文件的内容，看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果。秘书人员应按规定办事，严禁工作，严格把关。 第三节办公室日常事务管理 一、邮件的收发与理 邮件处理工作是秘书的经常性工作。办公室的邮件主要包括两大类：一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如传真、电传、E-mail等。秘书能否做好邮件处理工作会影响工作的进程，因此，秘书需要掌握一定的程序和方法。 1、常见邮件的种类 按照邮件的区域和处理手段以及重要性等分类。 2、接收邮件的程序 邮件办理 邮件签收 邮件分类 邮件拆封 邮件登记 邮件分发 2、接收邮件的程序（1）签收。对所收的文件数要认真清点，检查实在收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名、是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”或“送文薄”上签字，并注明收到时间。 （2）分类。待收到邮件之后，必须对邮件进行分类，以便于整理，按不用的分类准备可以讲邮件分为不用的种类。 （3）拆封。启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅，如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应规定处理，一般应予以退回。 （4）登记。登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，建立受文登记薄，并在收进每份文件首业贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。登记后的文件加盖收文编号章。 （5）分发。将收到的各类邮件按照一定的范围和运行程序送给有关领导和承办部门。需要多个领导传阅的，课附上传阅顺序单。 （6）办理。对邮件进行分类，重要部分可以用红笔画出，用不用的的颜色区别防止不同种类的邮件。经过领