《第三章 常规办公室工作2》.pptVIP

（二）编制值班表 1、值班表常用在下列地方 值班室； 平日需要有人值班的办公室； 节假日值班办公室； 为某项任务的值班办公室。 2. 编制值班表通常包括以下项目 列出值班时间期限和具体值班时间； 按照要求填入值班人员姓名； 标明值班的地点； 标明负责人姓名或带班人姓名； 有时须用简明的文字标明值班的工作内容； 标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。 （三）合理处理值班过程中的问题 1、接待来访客人 （1）对待已经预约的来访者。 （2）对待不速之客。 （3）对待不受欢迎的客人。 2、处理突发事件和临时任务 （1）接受任务 （2）具体办理 （3）办毕汇报 X第五节 小额现金管理 一、现金管理中的会计知识 （一）现金的收入和支出 1、现金的种类 2、现金收入和支出 3、现金超缺 4、现金制和应计制 5、零用现金 （二）出差资金 1、信用卡和旅行支票 2、快汇和外币 3、费用记录和付款凭单制 （三）现金管理方法 （1）现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。 （2）必须按规定手续填写，付款凭证经审批后收付款项，严禁白条抵库。 （3）每日记账，日清月结，账面余额要与库存金额相符。 （4）现金收入不得坐支，应该及时送存银行，当现金不足时，再另行提取。 （5）现金使用范围：发放工资及劳动报酬，支付备用金、差旅费等费用，1000元以下的零星开支。 （6）出纳员负责现金保管，执行现金管理办法。 二、管理零用现金 （一）零用现金的设立 （二）零用现金的管理程序 （1）建立一本零用现金账簿 （2）使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单” （3）核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，支付现金 （4）将发票等证据附在零用现金凭单后面 （5）每当支出一笔现金，均须及时在零用现金账簿上记录 （6）适时到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转 （三）注意事项 （1）办公室人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。 （2）应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。 （3）管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。 （4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的制度来加以保证。 三、商务费用报销 （一）商务费用报销的对象 （1）企业工作人员国内外出差的费用 （2）上司到外地开会的交通费 （3）工作人员外出办公所需要的资金 （二）商务费用报销的工作程序 （1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表。 （2）经过组织授权人审核同意，并签字批准。 （3）填写报销凭单，并附上发票。 （4）如果费用超出计划，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 第二节 印章管理 一、印章的基本知识 印章，即图章，有时也称为“印信”，是指国家机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。 1、印章的效用和地位 （1）标志作用 （2）权威作用 （3）证明作用 （4）凭信作用 2、印章的式样 （1）质料 （2）形状 （3）印文 （4）图案 （5）尺寸 3、印章的种类 （1）正式印章 （2）专用印章 （3）缩印 （4）钢印 （5）领导人手章 （6）个人名章 （7）校对章 （8）戳记 二、印章的管理使用 1、印章的刻制 （1）采用分级负责原则 （2）按规定刻制 （3）任何单位或个人不得私刻公章 2、印章的颁发 （1）颁发前的检查 （2）颁发印章 A、颁发印章必须要有正式行文 B、严格按要求派人领取印章 C、颁领双方当面验收印章 D、印章领取后，及时汇报，待验证后，交给印章管理人员验收管理 3、印章的启用 由制发或批准刻制机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用； 将印模和启用日期一并报送颁发机构备案，并要立卷归档，永久保存。 4、印章的保管 （1）应确定专人负责管理 （2）应放置在安全可靠的地方 （3）应注意保养 （4）领导人的手章保管 5、用印的原则和要求 （1）填写用印申请单 （2）盖印前检查 （3）盖印要端正、清晰 （4）加盖钢印注意事项 照片要求近照、免冠、正面、清楚，不带深色眼镜，头部一般要求在 1.2平方厘米以上； 钢印不得加盖在照片人的头部，更不得盖在脸上，以免凸凹作用使面部发生细微变化，影响辨认效果； 应加盖在脖子和衣领以下与证件交接部位； 加盖钢印后，照片必须印有字迹或图案，不能仅有钢印原印迹，以免仿造或自行更换照片