《第五章 办公室礼仪 全八章》.pptVIP

第五章 办公室礼仪 任务一 通讯礼仪 一、电话礼仪 人人要有 电话形象 的意识 一）电话形象的几个要素 给别人打电话，你认为哪一个问题最重要？ 一）电话形象的几个要素 第一、时间的选择 第二、空间的选择 第三、通话的长度 第四、自我介绍 按照电话礼仪的标准，自我介绍的模式有： 第五、通话终止 第六、谁挂断电话？ 二）接电话礼仪的注意事项 王处长找国际交流处的李处长，李处长不在，其秘书代接电话，如果你是秘书你会如何应对呢？ 训练有素的代接电话的人应该： 1、先告诉对方他找的人不在。 2、然后问对方是谁，对方有什么事？ 情景模拟 有人找理工商学系，结果电话打到国际教育学院了，你会如何处理呢？ 如果你正在和外人谈事情，来电话了应该如何处理？ 二、收发传真 有关传真问题如下： 1、成百张纸传过去。 2、没写文件抬头。 3、没人收传真。 4、使用完传真机，注意检查纸张是否用完。 5、确定已传。 三、收发电子邮件 （一）书写规范 1、称呼敬语不可少。 2、主题栏写明主题。 3、检查有无错误。 （二）收发讲究 1、不要将正文栏空白只发附件。 2、重要邮件可发两次。 3、发送完毕后，可通过电话询问是否收到邮件。 4、收到邮件尽快回复来信。 （三）注意安全 （四）定时清理 任务二 办公室礼仪 一、办公桌礼仪 1、办公桌上的私人物品 不能超过两样，并保持 办公桌的洁净。 2、茶杯与键盘鼠标保持 一定距离。 3、做好标签整理分类。 二、工作从如何开门学起 1、开门 为客人开门，要用靠近门一侧的手，门打开后让路。客人进入后不要立即关门。 2、关门 被容许进入房间后，转身将门关上，不要反手将门带上。 3、不便之时 千万不要用脚或膝盖来帮助开关门。 三、向上级汇报工作时的礼仪 1、守时 2、做好准备 3、先敲门再进办公室 4、语言精确、简练。 5、语速与语音恰当 6、尽量压缩汇报时间。 向上级汇报工作的不妥行为 1、双手撑在桌子上。 2、站立汇报工作。 3、趴在桌子上。 4、抱肘会让你显得傲慢与敌意。 5、翘腿会让上级觉得你个人素养不够。 四、影响你晋升的办公室恶习 1、玩转笔 2、擦嘴唇 3、穿拖鞋进办公室 4、迟到 5、闲聊 6、不负责 * 任务目标 1、电话基本常识。 2、接听、拨打电话的方法与技巧。 3、使用传真、电子邮件的注意事项。 1、尽量不要在晚上十点之后， 早上7点之前打电话。 2、不要在就餐时间打电话。 通 话 三 分 钟 法 则 录音电话模式 公务电话模式 私人电话模式 社交电话模式 暗示对方终止电话的常规做法： 重复要点 挂电话的标准做法： 地位高者先挂 1、铃响不过三声 2、不要随便叫人代接电话 3、认真地进行自我介绍 接电话时不能少的三句话： 你好！ 自报家门 再见！ 4、电话掉线时的处理 地位低的人要把电话首先 打过去，这是对别人的一 种尊重 。 5、拨错电话的处理 接线员工的三句话： 1、先生你好，您拨错电话了。 2、重复本单位的电话。 3、您需要帮助吗？ 6、外人在场电话的接听 在外人面前，打进来的电话都 是要接的 ，但需妥善处理。 任务目标 1、办公桌礼仪。 2、开关门礼仪。 3、向上级汇报工作时的利益。 小心老板“以桌取人” *