文书与档案管理第九章.pptVIP

文书与档案管理 制作人：王红光 电 话 Mail:whongguang@ hongguangw@ QQ:1219582754 第九章 档案检索、利用与编研 第一节 档案检索工作 一、档案检索工作的内容和意义 档案检索工作的内容，大致包括两个部分：一是检索系统的建立，以及检索工具的组织和积累，这部分内容又称为编目；一是根据利用者和管理的需要，通过目录、索引等各种工具，从庞大的档案群体中检出所需要的档案。 意义： 档案检索工具是查询档案的工具，是进行档案科学管理的重要手段。 二、档案检索工具（书183） （一）档案检索工具的种类 档案的类型复杂，而人们利用档案的目的和要求不同，只靠一两种检索工具难以满足利用者的需要。为了适应从不同角度和不同要求查找档案的需要，于是逐渐形成了各种形式和内容的检索工具。 目前我国使用较多的档案检索工具的种类大致有： 1.按编制方法分 目录。系统地揭示档案内容和成分以及档号的一种检索工具，如卷内文件目录、案卷目录、全宗文件目录、专题目录和分类目录等。 索引。以一定的排列顺序揭示某些文件或其组合单位中某一部分、某一项目，并指明其档号或存放位置的一种检索工具，如文号索引，人名索引和地名索引等。 指南。以叙述方式综合介绍档案情况的一种工具，如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。 2.按检索的范围来分 以一个全宗（或部分）为对象的检索工具，有案卷目录、卷内文件目录汇集、全宗文件卡片（或目录）、文号卡片、全宗指南等。 以一个档案馆（室）的全部（或主要部分）档案为对象的检索工具，如分类卡片、分类目录、主题卡片、主题目录（或索引）、档案馆指南等。 以一定的专题为对象的检索工具，有专题卡片、专题目录、人名卡片（或索引）、地名卡片（或索引）、专题指南等。 3.按其形式分 卡片式和书本式。 4.按信息处理手段划分 手工检索和机器检索 （二）、常用的检索工具（书185页） 1、案卷目录 2、卷内文件目录 3、分类目录 4、专题目录 5、主题目录 6、人名索引 7、文号索引 8、全宗指南 9、归档文件目录 10、专题指南 三、档案检索语言 检索语言的含义：检索语言也称标识语言或标识系统。它是根据检索需要而编制的专门人工语言，是表示档案文献内容信息及相互关系的概念标识系统。 档案检索语言有三大类型：馆藏法、分类法、主题法 四、档案著录标引 在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录包括著和录两个方面。 著，即标引。标引是在档案文献的加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言的过程。标引是针对档案的内容特征而言。 录，即抄录。抄录是将档案文献的形式特征，例如作者、时间、载体形态等照录在著录条目上。标引使用的是人工语言，而抄录则使用的是文献本身固有的自然语言。标引是著录的核心部分。 1、 档案的著录 档案的著录，是档案馆（室）编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。编制检索工具，一般都经过著录和档案目录的组织两个步骤。第一步，是按照一定的规则，将每份文件或每个案卷的内容和形式特征记录下来，由若干个著录项目组合成一个条目。第二步，是将许多条目，按照一定的方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。 任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索功能，都必须以著录项目的详细具体、标引准确、格式与标识符号统一、方法一致、文字简明为条件。档案著录所遵循的方法称为著录规则。现行国家标准《档案著录规则》规定的项目有：著录项目、标识符号、著录格式、著录详简级次、著录来源、著录方法等。 《档案著录规则》规定的著录格式，按不同著录对象，区分为文件级和案卷级两种。 分类号 档案馆（室）代号 档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号[载体类型标识]/第一责任者；其他责任者.—文本.—密级； 保管期限.—文件形成时间.—数量及单位：规格+附件. —（丛编）.—附注 主题词 提要 分类号