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机关实物档案管理规范 主要内容 归档 整理 保管 利用 移交进馆 归档范围—总体要求 凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围 应进馆实物档案归档范围 本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品 其它有重要保存利用价值的实物 非进馆实物档案归档范围 本单位获得的除进馆范围之外的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品 其它有一般保存利用价值的实物 归档要求 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明 归档的实物档案应保持整洁、无破损 归档—移交接收 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求 移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字 整理—分类 实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别 整理—编号 实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章，平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部 整理—编号 归档章项目应用阿拉伯数字填写 书写材料应符合档案管理要求 整理—编目 实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录 包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等 期限：暂空 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品等 保管 对实物档案应定期清点，做到帐物一致，移出档案室必须要履行签字手续 实物档案应保持整洁，定期除尘 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂 实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按规范要求整理 奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管 利用 利用实物档案必须严格履行登记手续 利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任 移交进馆 属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向档案馆移交 实物档案移交进馆时，一并移交下列材料 机读实物档案案卷目录 计算机打印实物档案案卷目录三套 进馆说明（全宗指南） 课 程 结 束 * * 案卷号 目录号 全宗号 *