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第二章 公文格式规范 第一节公文的文面格式 公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。 一、公文文面格式的类型 1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。 2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。 规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表（法定代表人）、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人（个人）也要签名盖章。有时，有关各方（如必需的中介方、担保方、委托方、主管方）也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。 3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。 二、规范的公文文面格式的作用 1．保证公文的完整、正确、庄重，‘是公文权威性、＿有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃；加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。 2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。 3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。 三、公文文面格式的特点 公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。 第二节公文格式 公文格式内容包括：公文组成部分（要素）的排列顺序和标识规则、纸张规格尺寸、印刷要求等。（现行公文通用格式见下页图示。） 一、公文各组成部分（要素）及其标识规则 （一）眉首（文头部分） 包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素（组成部分）。位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的通栏红一色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。 1．份数序号《条例》作“份号”。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。 2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。 公文如需标识密级，顶格标识在版心（文头）左上角（《公文格式》规定标识在右L角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等）份号之下一行位置，两字之间空1字。如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限。 3.紧急程度《条例》中作“缓急时限”，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用 “特急”、“急件”表示；党的机关公文用“特急”、“加急”表示。其作用是维护公文时效，避免延误。若是紧急电报，则标明