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公文写作及信息综合工作中需注意的问题分析 办公室 李树春 近年来，各级行、各部室认真贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》及总分行有关规定，不断加大分行机关公文管理力度，全行公文运行情况整体向好，公文质量稳步提高。但各单位在公文处理过程中依然存在一些问题，一定程度上影响了公文的执行效果。下面，我结合总行修订后的《中国农业银行公文处理办法》及《中国农业银行公文格式规范》，就各单位目前公文写作及信息综合中存在的主要问题做一简要分析。 一、公文基本构成及格式方面存在的问题 （一）公文眉首和版记部分。公文眉首为置于公文首页红色反线以上的各要素，按排列顺序依次为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。 一是秘密等级和保密期限标识不规范。按照规定，秘密等级、保密期限应使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行；涉及农业银行商业秘密的，秘密等级和保密期限之间空1字。目前大部分行秘密等级和保密期限的字号、字体使用不规范，有使用小号宋体的，也有使用三号仿宋体的；有的行秘密等级和保密期限之间空2字。部分行紧急程度使用不当，急件、特急件标注过多，许多一般性文件被标注为急件或特急件。 二是发文机关名称不规范。发文机关标识使用小标宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。目前各行发文机关名称字体不统一，有的使用楷体，有的使用隶书，等等；在发文机关名称方面，有的行使用简称、有的行使用全称；在排版中，有的行使用双行排版、有的行单行排版。 三是发文字号不规范。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如农银宁发〔2010〕60号。部分行发文代字仍然使用“宁农银**”字样；大部分行年份用“[ ]”或“【】”，而不是六角括号“〔〕”；有的行序号编虚位，如“001”或“第002”等。 四是成文日期和机关印章使用不规范。成文日期中的“0”不是汉字数字，应写成“○”。目前大部分单位成文日期中汉字数字和阿拉伯数字混用，写成“二0一0、二零一零”等。加盖印章不端正，没有做到居中、下压成文日期；个别行印章与正文分页，在空白页加印并标识“此页无正文”。 五是版记不规范。公文版记为主题词及其主题记号以下部分，这里我主要强调主题词和抄报。主题词词目应使用3号黑体字，词目之间空1个字，不加标点符号。一些单位在随意标注主题词的情况，有的直接从标题中提出几个词语标注。关于“抄报”，行政公文自1994年1月起就取消了“抄报”，一些单位误认为向上级行“抄送”就是“抄报”。这是不必要的，应一律用“抄送”。 二、常用文种问题分析及注意事项 （一）常用文种 我行公文的文种包括：决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、规章、意见、函、会议纪要等。我们常用的有通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等7种。 （二）常见问题分析 一是请示报告不分。“报告”和“请示”都是上行文，但是有区别。报告的目的在于汇报工作、反映情况，提出意见或建议，回答上机机关询问；而请示的目的是为了解决某一问题，请求上机机关作出指示或予以批准。有的行把请示事项以“关于***事项的报告”上报分行，但分行只能以请示文件为依据下发批复，因错误使用文种，批复不能及时下发，影响到工作的正常开展；个别行报告中夹带请示事项，极容易造成事项延误。如盐池支行《关于盐池支行安全保卫工作自查存在安全隐患的报告》，名为报告，最后请示分行“能否接入本地“110”报警系统；对监控设备进行快速更换和维修；加固自助区与营业厅通道防护门”。 二是自创文种。个别行以“汇报”、“分析”、“申请”、“总结”、“说明”等形式发文。如“关于二季度业务经营情况的分析”，“关于增加职工福利费的申请”等。 三是公文标题不当。公文标题“三要素”：发文机关、公文主题和文种。标题是公文的眉眼，应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。有的行随意省略发文机关，如《关于上报2004年党支部工作要点的报告》，文件报上来待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的。有的行标题不精，如“***行关于申请增加劳务派遣人员的请示”，前用了申请，后又用了请示，明显重复；中宁支行《关于我行非业务岗位劳务派遣人员田甜申请辞职及申请增加康晓伟为我行非业务岗位劳务派遣人员的请示》，共46个字，生怕别人看不明白；有的行题不达意，把请示理由当成公文的“事由”写入标题中，如《关于兴仁分理处沿街改造资金支付的请示》，从题意上看，是请示改造兴仁分理处沿街部分设施的请示，而此文实际上是请求分行给予解决“兴仁镇政府募集建设小城镇基础设费”的请示；个别行用被转发公文发文字号代替标题，如：“关于转发宁夏银监局〔2010〕79号文件的通知”，这与公文标题的要求及原则明显不符。 四是结构语言不严谨。突出表现在：公文结构不严谨