《公司采购管理制度》.docVIP

集团统一采购管理制度 为统一公司内部的采购工作流程，确保最优化的采购成本，明确采购的流程、范围，特制定本采购流程。流程中所涉及的采购项目包括公司销售货物、其他货物（含培训教材、医疗设备、固定资产、日常办公用品、招待礼品等），涉及的部门包括集团办公室、行政部、财务部门和使用部门。 一、 制度适用范围 本制度适用于北京凯天世纪投资管理有限公司全体员工。 二、采购原则： 1、采购是一项重要、严肃的工作，集团各单位、各部门负责人和采购经办人员必须高度重视。 2、采购必须坚持“秉公办事、维护集团利益”，并综合考虑“质量、价格”， 按照成本最小原则择优选取。 3、一般日常办公用品及其它消耗用品由集团综合办公室及各单位办公室负责采购。水电耗材由集团采购部进行统一采购。 4、采购大中型设采购、器具，批量采购时采用竞标方式并与厂商家签订采购合同。 5、急用的小金额水、电耗材采购可以口头向单位负责人、集团总经理汇报后由使用单位先行购买，再至集团行政部办理入出库手续后，至财务部报销。 6、采购品必须要求供应商开具正规发票。 7、经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包，不得索取钱物。 8、集团财务部门要对采购过程、价格、采购结果进行检查、跟踪。 采购程序： （一）采购政策： 1、使用部门负责采购的申请，货物的询价、比价、采购、验收和保管由行政负责，财务部门负责询价的审核、采购付款。 2、根据不同的采购内容，采购合同可分为框架合同和普通采购合同。针对重复发生的采购项目，如日常办公用品、印刷和汽车维修保养等可以和供应商签订框架合同，确定指定时期内的价格、折扣和服务条款。原则上，框架合同需要视服务质量定时更新（一般为一年，特殊情况为半年）。框架合同范围内的采购项目可以直接下订单。其余采购项目，根据需要订立普通采购合同。 （二）采购计划： 固定资产及其他零星物品的申请，有各使用部门报办公室统一申请。由各相关部门审批，对于一定数额的固定资产需报请总经理审批，最后交行政部采购。 1、每年初，集团各单位、各部门以《年度预算》形式填报本单位、部门采购计划。 2、每月25日按照本单位、部门实际需求，按照《年度预算》分解计划下月采购计划，填报《采购申请单》，一般日常办公用品、水电耗材及其他消耗品报集团行政部。 3、月度采购计划中所存在的《年度预算》外所产生的需采购品，按照预算外审批程序，经本单位、部门负责人审核、集团总经理批准后，填写《采购申请单》分别报送集团行政部或各单位办公室，采购部进行采购。 （三）采购申请： 1、采购前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。 2、紧急采购时，可在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。 3、若撤销采购，应立即通知财务部或行政后勤人员，以免造成不必要的损失。 （四）购置的申报： 1、 使用部门应于每月25日前将次月所需采购品明细（包括品名、规格、型号、数量）填写在《采购申请单》中，经部门负责人审核、单位负责人批准后，提交行政部。 2、 采购人员应确认无库存品、调配品、替代品后再进行购买。 3、预算外采购品非急需的，必须经集团总经理审批后，填写《采购申请单》，提交相关部门进行采购，否则，行政部有权拒绝采购。 （五）、采购流程 1、申请采购 采购申请由使用部门或综合部门填列购货申请表（附件一），采购申请表应该清晰的罗列货物的类型、性能、数量等信息，以便于采购人员快速准确地进行询价工作。 2、询价、比价及议价 采购人员接获“购货申请表”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商办理比价。签订正式的采购合同之前，采购人员必须完成询价的工作，财务部门对询价、比价的记录进行审核并确定供应商。 对于小额（金额小于2000元）重复性的采购，如果过去半年内已经完成过询价工作，则可以酌情跳过此步骤。紧急采购的情况下，为保证公司的正常运作，经财务总监和总经理批准，允许跳过询价程序，直接至指定正规超市或商店购买，但应事后备案说明。 采购额 流程 1,000-2,000（含） 由采购人员询价，需填写询价比价表（附件二），财务部门审核。 2,000—20,000（含） 3个以上书面报价，需填写询价比价表并由采购部门负责人和申请部门负责人共同签字，由财务部门审核。 大于20,000 3个以上书面报价，由评审小组（包括使用部门、采购部门、财务部门和总经理室）审核。 比价和选择 在供应商的选择过程中，性价比是最主要的考虑因素。采购部门收到供应商正式的书面报价后，应向厂商做进一步谈判，确保获得最佳的品质和价格。 3、合同签署 采购合同以书面形式签订，并遵照公司《合同管理制度》相关规定。 4、交货和验