秘书工作机构的职能与工作要求.pptVIP

一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 秘书部门是一个较大的系统(它又属于更大的机关、企业、行政管理的系统)，部门中的每一个成员(秘书岗位人员)则是它领属下的若干小系统。 信息系统则是秘书工作的重要系统之一。国务院、省、市县至乡政府互相联网、配套，形成一个大系统。 4.信息系统 “remote workers” 工作管理 环境管理 行为管理 时间管理 1.工作管理 内容（秘书无小事） ?受支配、受制约部分：领导交办或集体承担的； ?自己支配部分：如职责内的日常工作。 要有明确的工作计划 要区分轻重缓急 二、秘书人员的自我管理 工作管理 环境管理 行为管理 时间管理 2.行为管理 包括行为方式，也含有言语、举止、态度等因素。秘书应根据不同的工作任务、对象、环境采取适当的行为方式。秘书做事要干净利落，动作准确到位。 合乎礼仪、谦虚温和、不背后议论领导、不泄密等 二、秘书人员的自我管理 工作管理 环境管理 行为管理 时间管理 3.时间管理 秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。 C.应有效控制某些工作时间的弹性幅度：接待来访、接电话。 D.应养成定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况：在拟稿、会务、接待所用时间。 二、秘书人员的自我管理 工作管理 环境管理 行为管理 时间管理 4.办公环境管理 A. 养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯。 B.办公室和接待室应保持窗明几净，办公桌面应整洁美观，文件、电话等安放整齐。 C. 要经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等。 二、秘书人员的自我管理 * 下级组织 下级组织 职能部门 职能部门 秘书部门 秘书工作部门 中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部门”。其地位见下图： 一、 秘书工作机构的地位 领导部门 秘书工作岗位 基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职或兼职秘书，作为主管的工作助手。 他们往往与上司同在一间办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“秘书岗位”。 一、 秘书工作机构的地位 二、 秘书机构的领导关系 （一）秘书机构只直接对所属机关负责 1.“条条”领导关系：教育部和重点院校，并对下级教委(厅)有领导关系；铁道部直接领导各大铁路局。 2.“块块”领导关系：如省、市、县人民政府分别领导属下各厅、各局、各区等。 秘书机构只直接为本单位领导服务，对下或上不存在领导或被领导关系，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。 纵向联系 上级秘书机构有义务对下级秘书机构进行业务上的指导。这种业务指导关系体现在由上级领导机关(不是秘书部门)颁发制度、指示和通知，或召开专业工作会议，解决存在的问题。 横向联系 秘书机构之间就一些共同性问题或业务问题，相互交流经验，展开对秘书学教学和秘书工作的研究。全国和各地秘书学研究会对横向联系起着重大的促进作用。 （二）秘书机构之间的联系 （一）秘书机构的类型 秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”） 职能性机构 承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰； 综合性机构 不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺 二、 秘书工作机构的性质 综合性 辅助性 服务性 机密性 四种特性 （二） 秘书工作机构的性质 秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件、秘密会议，负责组织内部的安全、保卫工作。 秘书部门是直接辅助领导工作的。活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督 主要活动是围绕领导层的活动而展开，内容涉及面广。既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性。 秘书部门为领导、 其他部门和全体 成员服务。包括管理 服务、信息服务、生活服务和事务服务。是秘书部门的本质特征。 功能 ——一个组织机构所具有的能力和作用的总和。取决于其结构和内在素质。 职能 ——根据工作需要赋予某一机构的职责权限。 一、秘书工作机构的职能 Mishu 004 秘书部门的功能 近身 （左右手） 第一层次 服务 辅助 （助手） 通过近身、 直接辅助领导，为领导服务。 近 身 直 接 辅 助 服 务 助手作用 要有能力。对你从事的工作必须达到懂(就是知道)、会(就是知道该怎么做)、精(就是要比别人出色)， 要有精力。 知识面要广 要要适度的圆滑 一、秘书工作机构的职能 每课 一题 参谋职能 围绕一个时期的中心任务，开展信息与调